Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là gì?

Vấn đề về các thủ tục hành chính được giải quyết nhanh chóng hơn nhờ quy trình được tinh gọn hơn và một trong số đó nhờ vào việc ứng dụng số hóa. Hà Nội đã xử lý hơn 5 triệu hồ sơ hành chính qua hệ thống số hóa, đạt tỷ lệ đúng hạn lên tới 97% (Cổng thông tin điện tử Hà Nội, năm 2023)

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc số hóa hồ sơ đã góp phần hỗ trợ cải cách hành chính công như thế nào? Những thách thức nào đang đặt ra với tổ chức, cơ quan hành chính?  Đọc ngay bài viết!

1. Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Thông tư 01/2023/TT-VPCP đề cập về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử.

Cổng dịch vụ công quốc gia là nền tảng trực tuyến tích hợp các thủ tục hành chính của nhiều bộ, ngành, địa phương. Từ khi ra mắt vào năm 2019, cổng dịch vụ này đã hỗ trợ hàng triệu lượt giải quyết thủ tục hành chính, giúp người dân và doanh nghiệp nộp hồ sơ và theo dõi kết quả xử lý trực tuyến. Thống kê đến năm 2023, cổng dịch vụ đã tiếp nhận hơn 3,5 triệu hồ sơ và xử lý hơn 1,8 triệu kết quả trực tuyến.

2. Tình hình số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại các tỉnh thành phố

Theo Bộ Thông tin và Truyền thông, tính đến năm 2024, hơn 80% cơ quan hành chính tại Việt Nam đã thực hiện việc số hóa một phần hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Cụ thể:

Tỉnh Lai Châu

Trong báo cáo thực hiện số hóa hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính ở tỉnh Lai Châu đã triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) gắn với thực hiện Đề án “Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030”.

Tỉnh đã tiếp nhận vào hệ thống phần mềm một cửa điện tử tỉnh 10.460 hồ sơ TTHC, trong đó có 5.300 hồ sơ tiếp nhận trực tiếp và 5.296 hồ sơ tiếp nhận trực tuyến. 100% hồ sơ tiếp nhận đều được thực hiện số hóa. (Từ Trung tâm Phục vụ hành chính công, năm 2023).

Tỉnh Hà Tĩnh

Hà Tĩnh đặt mục tiêu tỷ lệ số hóa kết quả giải quyết hồ sơ TTHC cấp tỉnh đạt 90%, cấp huyện đạt 80% và cấp xã 75% năm 2024. 

Theo cập nhật từ hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh, đến tháng 7 năm 2024, việc số hóa kết quả giải quyết hồ sơ TTHC của 3 cấp chính quyền là 231.989/283.701 hồ sơ, đạt tỷ lệ 81,77%. Trong đó, cấp tỉnh đã thực hiện được 103.455/132.594 hồ sơ, đạt 78,02%, cấp huyện đã thực hiện được 29.612/35.758 hồ sơ, đạt tỷ lệ 82,81% , cấp xã đã thực hiện được 98.922/115.349 hồ sơ, đạt tỷ lệ 85,76%  vượt mục tiêu 75% đã đề ra.

Thành phố Đà Nẵng

Đà Nẵng được coi là “thành phố thông minh” tiên phong trong chuyển đổi số

Gần 95% các dịch vụ công tại Đà Nẵng đã được số hóa và cung cấp trực tuyến. Từ đăng ký kết hôn, khai sinh đến cấp phép kinh doanh đều có thể thực hiện qua hệ thống số hóa. Thành phố đã áp dụng hệ thống một cửa điện tử giúp đơn giản hóa quá trình xử lý hồ sơ và tạo sự minh bạch trong việc giải quyết thủ tục hành chính. Đồng thời triển khai các giải pháp lưu trữ điện tử, cho phép người dân và cán bộ truy cập tài liệu một cách nhanh chóng và an toàn.

3. Lợi ích của số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính

Trung bình, mỗi cán bộ xử lý hơn 1.000 hồ sơ mỗi ngày. Điều này khiến việc nhập liệu thủ công gây mất thời gian, dễ sai sót và thiếu an toàn thông tin. Nhờ số hóa thủ tục hành chính, tài liệu được đưa lên hệ thống, giúp cán bộ tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, trả kết quả nhanh cho người dân. Điều này tiết kiệm thời gian, công sức, ngân sách và giảm thiểu sai sót trong lưu trữ. Hơn nữa, cơ quan cấp trên có thể giám sát, kiểm tra quá trình xử lý hồ sơ của cấp dưới mọi lúc, đảm bảo minh bạch, hiệu quả. 

Nâng cao trải nghiệm người dân

Đây là mục tiêu chính của Chính phủ Việt Nam khi triển khai số hóa TTHC nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, giảm thiểu thời gian và chi phí cho người dân, đồng thời tạo sự thuận tiện, tránh phiền hà. Việc này giúp nhiều thủ tục hành chính không cần bản gốc và người dân chỉ cần sử dụng dấu vân tay để truy cập thông tin cá nhân và chọn dịch vụ.

Trước đây, người dân phải đến cơ quan nhà nước, lấy số thứ tự và chờ đợi xử lý hồ sơ. Giờ đây, nhờ dịch vụ công trực tuyến, mọi thủ tục hành chính có thể được thực hiện tại nhà, đặc biệt thuận lợi cho những người ở xa hoặc gặp khó khăn trong di chuyển.

📌 Bài viết chung chủ đề: Quy trình số hóa hồ sơ tối ưu cho doanh nghiệp

Tiết kiệm nguồn kinh phí khổng lồ

Theo thống kê của Bộ Thông tin và Truyền thông, việc số hóa dữ liệu và áp dụng dịch vụ công trực tuyến cấp độ 3 và 4 đã tiết kiệm chi phí vận hành hàng trăm tỷ đồng mỗi năm, nhờ giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và xử lý thủ công.

UBND TP HCM đã chứng minh lợi ích này qua việc chuyển sang gửi thư mời qua email và SMS, tiết kiệm hơn 1 tỷ đồng mỗi năm. Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính và quản lý dân cư giai đoạn 2013-2020 đã giúp giảm chi phí thực hiện thủ tục cho người dân lên đến 1.600 tỷ đồng/năm. Việc này còn cắt giảm hoàn toàn các khoản “chi phí không chính thức” từng gây gánh nặng cho người dân và doanh nghiệp.

Tăng hiệu quả và độ chính xác: Việc tự động hóa hạn chế sai sót trong quá trình xử lý và cập nhật thông tin.

Cải thiện tính minh bạch: Việc lưu trữ thông tin điện tử cho phép cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi quá trình xử lý và kết quả của từng hồ sơ, đảm bảo minh bạch và giảm thiểu tình trạng tham nhũng.

Bảo mật thông tin: Với các biện pháp bảo mật hiện đại, hệ thống số hóa giúp bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát và truy cập trái phép.

4. Thách thức và hướng giải quyết

Thách thức:

• Chi phí ban đầu: Đầu tư vào công nghệ và hạ tầng ban đầu có thể là trở ngại đối với một số cơ quan.
• Yêu cầu về kỹ năng: Nhân sự cần được đào tạo để làm quen với công nghệ mới.
• Bảo mật: Đảm bảo dữ liệu không bị xâm nhập hoặc lạm dụng.

Giải pháp: 

• Hợp tác với các công ty công nghệ: Hợp tác với đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ uy tín để xây dựng hệ thống số hóa hiệu quả.
• Đào tạo nhân sự: Tổ chức các khóa huấn luyện cho nhân viên để họ sử dụng thành thạo hệ thống.
• Triển khai các giải pháp bảo mật tiên tiến: Sử dụng mã hóa dữ liệu và các biện pháp bảo vệ để đảm bảo an toàn thông tin.

Một số cơ quan hành chính tại Việt Nam đã triển khai thành công việc số hóa hồ sơ. Ví dụ, TP. Hồ Chí Minh đã phát triển hệ thống quản lý hồ sơ điện tử giúp giảm tải cho các bộ phận xử lý hành chính và nâng cao hiệu quả công việc.

Số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính là một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa công tác hành chính, mang lại nhiều lợi ích to lớn cho cả cơ quan quản lý và người dân. Để đạt được hiệu quả cao nhất, các đơn vị cần đầu tư đúng mức và có chiến lược triển khai hợp lý. Liên hệ ngay VR360 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí công nghệ triển khai số hóa.