Quy trình số hóa hợp lý giúp tiết kiệm 90% chi phí vận hành

Nhiều doanh nghiệp dành tới 30% thời gian để tìm kiếm tài liệu và thông tin, bởi có đến 45% tài liệu quan trọng thường bị lưu trữ sai chỗ (nghiên cứu của IDC). Làm thế nào để tối ưu thời gian cũng như chi phí vận hành. Những nhận định về quy trình số hóa giúp tiết kiệm 90% chi phí vận hành liệu có thực sự đúng? Cùng VR360 tìm hiểu trong bài viết này.

I. Tại sao quy trình số hóa lại quan trọng?

Trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng hiện nay, các doanh nghiệp cần phải thích nghi với xu hướng mới để tồn tại và phát triển. Quy trình số hóa sẽ giúp các tổ chức xây dựng bức tranh chính xác hơn về việc lựa chọn các công nghệ ứng dụng, quy trình sản xuất và giải quyết tình trạng thiếu hiệu quả trước đó. 

Các công việc, tiến trình đều trở nên bài bản, rõ ràng, tạo ra một hệ thống quản lý dữ liệu tốt hơn, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn dựa trên dữ liệu thời gian thực. 

Ngoài ra, số hóa còn cải thiện trải nghiệm khách hàng. Thay vì phải chờ đợi hoặc thực hiện các thủ tục phức tạp, khách hàng có thể tương tác với doanh nghiệp qua các nền tảng kỹ thuật số một cách nhanh chóng, tiện lợi. 

Để làm rõ tầm quan trọng của quy trình số hóa, VR360 tổng hợp gửi đến bạn 2 case study cho chủ đề nên hay không thực hiện quy trình số hóa.

Trường hợp có quy trình số hóa rõ ràng, cụ thể

DHL là một trong những công ty vận tải và logistics hàng đầu thế giới. Để cải thiện khả năng quản lý và vận hành logistics toàn cầu, DHL đã thực hiện số hóa toàn bộ hệ thống quản lý vận tải với quy trình các bước cụ thể và nghiêm ngặt trong việc lựa chọn áp dụng các công nghệ tiên tiến như Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI) và hệ thống quản lý kho hàng thông minh. Từ đó số hóa các khâu vận tải, lưu kho và giao nhận hàng hóa một cách tối ưu, khoa học hơn.

Kết quả tự động hóa giúp DHL giảm thời gian xử lý đơn hàng và tối ưu hóa quy trình vận tải. Khách hàng có thể theo dõi đơn hàng theo thời gian thực, nhận dự báo chính xác về thời gian giao hàng, từ đó gia tăng trải nghiệm khách hàng. Việc tự động hóa giúp tiết kiệm chi phí vận hành, giảm thiểu lỗi phát sinh và tăng năng suất lao động.
 
Trường hợp không có quy trình số hóa: 

Một chuỗi cửa hàng bán lẻ quy mô nhỏ hoạt động dựa trên quy trình thủ công với nhiều hoạt động truyền thống như quản lý hàng tồn kho thủ công, đặt hàng từ nhà cung cấp không tự động... Gây tốn kém thời gian và chi phí vận hành khi phải kiểm kê hàng hóa bằng tay và xử lý các công việc hành chính thủ công làm chậm tiến độ hoạt động, dễ phát sinh sai sót. Làm cho trải nghiệm của khách hàng kém hiệu quả hơn, mất cơ hội cạnh tranh.

II. Mục tiêu của quy trình số hóa

Mục tiêu của việc triển khai quy trình số hóa đóng vai trò rất quan trọng trong việc định hướng và đạt được kết quả tối ưu cho doanh nghiệp. 

Những mục tiêu cụ thể mà mỗi doanh nghiệp khi ứng dụng quy trình số hóa đều mong muốn:

• Tối ưu hóa quy trình hoạt động: Trong quá trình triển khai số hóa, việc thực hiện công việc theo một quy trình bài bản sẽ giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất hoạt động.

Tập đoàn DHL chia sẻ mục tiêu quy trình số hóa của doanh nghiệp sẽ giúp hạn chế 75% các bước làm việc thừa thải, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp làm việc với quy trình thủ công, có nhiều công đoạn lặp lại không cần thiết. Và cải thiện 80% luồng công việc, quy trình trở nên liền mạch hơn, từ quản lý dữ liệu, xử lý các giao dịch đến phân phối.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Mục tiêu cốt lõi khác của số hóa là cải thiện trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.

Các hệ thống kỹ thuật số giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận thông tin và dịch vụ một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn. Ví dụ, website, ứng dụng di động, và chatbot có thể hỗ trợ khách hàng 24/7.

• Tăng cường ra quyết định dựa trên dữ liệu: Số hóa cho phép doanh nghiệp khai thác sức mạnh của dữ liệu để đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.
• Tối ưu hóa chi phí và nguồn lực: Quy trình số hóa giúp loại bỏ nhiều chi phí liên quan đến giấy tờ, lưu trữ hồ sơ vật lý và quy trình thủ công tốn kém thời gian. Hệ thống tự động hóa giúp giảm bớt nhu cầu nhân lực cho các công việc lặp lại.

III. Quy trình số hóa diễn ra như thế nào?

1. Quy trình số hóa thông tin

Bước 1: Nhận bàn giao tài liệu giấy: Đây khâu đầu tiên trong quy trình số hóa. Mục tiêu của bước này là đảm bảo rằng tất cả các tài liệu cần số hóa được kiểm kê và quản lý một cách chính xác. Các tài liệu đảm bảo được kiểm kê, phân loại và lập biên bản bàn giao đầy đủ.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu: Sau khi nhận bàn giao, tài liệu cần được chuẩn bị trước khi tiến hành số hóa. Kiểm tra và làm sạch tài liệu trước khi quét. Đối với những tài liệu bị hỏng (rách, nhòe, mờ), có thể cần khôi phục trước khi quét hoặc xử lý đặc biệt để đảm bảo chất lượng hình ảnh sau khi quét.

Bước 3: Quét tài liệu: Là bước chuyển tài liệu giấy thành dữ liệu số. Cần sử dụng máy quét phù hợp với loại tài liệu cần số hóa. Ví dụ, đối với các tài liệu nhiều trang hoặc tài liệu có kích thước lớn, cần máy quét chuyên dụng (máy quét nhiều trang hoặc khổ lớn).

Bước 4: Kiểm tra file sau khi quét: Sau khi quét xong, cần kiểm tra chất lượng của các file kỹ thuật số để đảm bảo chúng đáp ứng tiêu chuẩn đề ra. Đánh giá chất lượng hình ảnh của file quét (độ phân giải, độ nét, màu sắc). Nếu phát hiện file quét bị mờ, lệch, hoặc nhòe, cần quét lại những trang bị lỗi. Đảm bảo các trang trong file kỹ thuật số được sắp xếp đúng theo thứ tự ban đầu của tài liệu giấy, tránh việc lộn xộn hoặc mất thông tin quan trọng.

Bước 5: Nhập liệu dữ liệu: Sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR): Đối với tài liệu có văn bản, phần mềm OCR sẽ được sử dụng để chuyển đổi nội dung từ hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm.

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu sau khi nhập liệu: Đảm bảo tất cả các trường dữ liệu cần thiết đã được nhập đầy đủ. Kiểm tra xem có bất kỳ mục nào bị bỏ sót hoặc thiếu sót không.

Bước 7: Hoàn thiện cơ sở dữ liệu sau khi nhập liệu: Sau khi hoàn thiện, tiến hành tạo bản sao lưu cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo an toàn cho dữ liệu, phòng trường hợp xảy ra mất mát hoặc hỏng hóc.

📌 Bài viết liên quan: Quy trình số hóa hồ sơ chi tiết.

2. Số hóa quy trình

Bước 1: Xác định và đánh giá quy trình: Tập trung vào việc xác định và đánh giá các quy trình hiện tại.Và xác định những quy trình nào cần được ưu tiên số hóa. Đánh giá này bao gồm việc xem xét chi phí, hiệu suất và mức độ ảnh hưởng đến khách hàng của các quy trình. 

Bước 2: Phân tích quy trình: Đối với mỗi quy trình đã xác định, đi sâu vào chi tiết, chức năng. Và phân tích hoạt động như yếu tố kích hoạt, đầu ra, ai chịu trách nhiệm xử lý. Cũng như điểm nghẽn, lãng phí hoặc rủi ro. Việc phân tích các quy trình giúp doanh nghiệp hiểu được yêu cầu. Và tìm ra điều gì phù hợp nhất với mình. 

Bước 3: Xây dựng lộ trình triển khai: Sau khi phân tích, bước tiếp theo là xây dựng một lộ trình triển khai cụ thể. Bao gồm việc lựa chọn công nghệ, xác định nguồn lực cần thiết và lập kế hoạch thời gian. Lộ trình này cung cấp một kế hoạch hành động chi tiết. 

Bước 4: Giám sát quá trình thực hiện: Giám sát quá trình thực hiện là bước quan trọng để đảm bảo rằng việc triển khai diễn ra suôn sẻ và đúng hướng. Việc này bao gồm việc theo dõi tiến độ so với kế hoạch đã định. Và giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh.

Bước 5: Báo cáo và hỗ trợ: Báo cáo giúp các bên liên quan cập nhật được thông tin và đánh giá hiệu quả của dự án. Trong khi hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo đảm bảo rằng người dùng cuối có thể sử dụng hiệu quả các hệ thống và quy trình mới.

Bước 6: Đề xuất cải tiến tối ưu: Phân tích dữ liệu hoạt động và phản hồi từ người dùng giúp xác định cơ hội để cải thiện thêm. Mục tiêu là tạo ra một vòng lặp cải tiến liên tục, nơi quy trình luôn được tinh chỉnh và cập nhật. Để đáp ứng tốt nhất với yêu cầu kinh doanh và công nghệ thay đổi.

IV. Doanh nghiệp nhận được lợi ích gì khi có quy trình số hóa bài bản?

Khi triển khai số hóa quy trình hoặc chuyển đổi số, các tổ chức thường đánh giá hiệu quả đổi mới dựa trên các tiêu chí tương tự như việc đánh giá dự án thông qua chỉ số ROI. Mặc dù kết quả có thể khác nhau tùy theo quy mô và ngành, nhưng quy trình số hóa thường mang lại 6 lợi ích chính cho doanh nghiệp: 

• Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc: Số hóa quy trình giúp hoàn thành các tác vụ lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng thông qua tự động hóa công việc. Tối ưu hóa thời gian làm việc và tạo điều kiện cho người lao động thực hiện công việc tạo ra giá trị cao hơn.
• Giảm chi phí hoạt động: Theo nghiên cứu của McKinsey, việc áp dụng số hóa quy trình có thể tiết kiệm tới 90% chi phí vận hành, giảm thiểu các quy trình thủ công chậm chạp. Hơn 40% doanh nghiệp sau khi áp dụng số hóa quy trình đã thấy kết quả vượt mong đợi.
• Tăng tính minh bạch: Sử dụng công nghệ số để tự động hóa và giám sát các quy trình kinh doanh tạo ra sự minh bạch, tăng cường sự tin tưởng từ cả nhân viên và cấp quản lý cao hơn.
• Đảm bảo chất lượng nhất quán: Số hóa quy trình giúp đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra thống nhất, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao và đáng tin cậy.
• Tăng tính linh hoạt trong hoạt động: Số hóa quy trình kinh doanh thúc đẩy tính linh hoạt cao cho doanh nghiệp, giúp tổ chức nhanh chóng thích ứng với những thay đổi và tái cấu trúc bộ máy dễ dàng hơn.
• Đưa ra quyết định kịp thời và chính xác: Số hóa quy trình giúp cung cấp thông tin thống nhất, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu đáng tin cậy và giúp doanh nghiệp duy trì tuân thủ pháp luật đúng đắn.

Quy trình số hóa là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và chi phí vận hành, giảm thiểu thất lạc thông tin và tăng hiệu quả quản lý. Những con số tiết kiệm đến 90% chi phí vận hành không phải chỉ là lý thuyết mà hoàn toàn có thể đạt được khi doanh nghiệp áp dụng một cách bài bản. Để tận dụng tối đa cơ hội được tư vấn hoàn toàn miễn phí về số hóa, liên hệ ngay hotline 0935 69 03 69 để được chúng tôi kịp thời hỗ trợ. 

Bài viết có tham khảo nội dung từ các trang:
Các bước của quy trình số hóa thông tin: https://www.eminenture.com/blog/steps-of-data-digitization-process/
Casestudy: https://vlr.vn/ong-lon-dhl-va-chuyen-doi-so-10816.html
Lợi ích: https://www.pulpstream.com/resources/blog/6-key-benefits-of-digitizing-processes