Số hóa: Khái niệm, ví dụ và những lợi ích mà số hóa mang lại

Năm 1890 số hóa đã ngầm được hình thành khi Herman Holerith, người sáng lập IBM, đã phát minh ra một hệ thống thẻ đục lỗ để lập bảng điều tra dân số Hoa Kỳ. Chuyển đổi công cụ thực tế thành một cái gì đó khác biệt là về ý tưởng đơn giản nhất mà một máy tính có. Tuy nhiên phải đến thế kỷ 21 này, cụm từ “số hóa” mới được mọi người quan tâm và thực sự tìm hiểu nghiêm túc.  

I. Số hóa là gì 

Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi các thông tin, dữ liệu trên giấy hay quy trình sản xuất, kinh doanh từ hình thức truyền thống thành các định dạng kỹ thuật số được lưu trữ, thao tác trên môi trường internet.  

Số hóa được hiểu một cách đơn giản giống như khi bạn quét một văn bản báo cáo bằng giấy sang thành PDF. Các dữ liệu không bị thay đổi, chỉ được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số và được lưu trữ an toàn.  

Số hóa mở ra cho doanh nghiệp nhiều cơ hội để phát triển. Khi một doanh nghiệp, tổ chức thực hiện số hóa, cũng có nghĩa là doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi các quy trình, quản lý và hoạt động từ hình thức thủ công sang dạng số hóa, bao gồm việc áp dụng công nghệ thông tin và các giải pháp kỹ thuật số để tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất làm việc... 

Số hóa có tầm quan trọng rất lớn đối với việc xử lý, truyền dữ liệu và lưu trữ thông tin. Bởi việc cho phép thông tin của mọi định dạng được lưu trữ ở dạng analog data - dạng vật lý - có thể truyền đi vô thời hạn và không bị mất theo thời gian. Số hóa trong doanh nghiệp cung cấp một lợi thế để thực hiện mọi thứ nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn. Khi số hóa được sử dụng để tự động hóa các quy trình và cho phép khả năng truy cập tốt hơn. Từ đó tạo nên nhiều cơ hội sản xuất giá trị. 

II. Ví dụ về số hóa 

Trong thời đại ngày nay, chắc hẳn bạn đã và đang tiếp xúc với cụm từ “số hóa” này mỗi ngày. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể nhận biết và hiểu về rõ về số hóa. Cùng theo dõi một số ví dụ về số hóa quy trình, quản lý và kinh doanh trong nội dung dưới đây!  

      - Số hóa quy trình sản xuất 

Một ví dụ điển hình về số hóa quy trình sản xuất là việc áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình sản xuất. Thay vì vẫn giữ quy trình sản xuất thủ công, sử dụng nhiều sức lực của con người thì ứng dụng hệ thống quy trình tự động hóa để tăng năng suất và giảm thiểu sai sót. 

Một nhà máy sản xuất ô tô có thể sử dụng các robot và máy móc tự động để lắp ráp các linh kiện, tăng tốc độ sản xuất và giảm thiểu sự phụ thuộc vào lao động nhân công. Đồng thời khi quy trình làm việc được tối ưu, doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian để nghiên cứu và phát triển những sản phẩm mới.  

      - Số hóa quản lý dữ liệu 

Trong một tổ chức, doanh nghiệp việc quản lý dữ liệu là một phần quan trọng để đảm bảo thông tin được tổ chức và truy xuất một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, với nhiều dữ liệu cần được nắm và lưu trữ như vậy. Nếu là phương thức quản lý dữ liệu truyền thống thông qua giấy tờ được đóng gói và lưu trữ tại các tủ đựng hồ sơ, tài liệu, mất nhiều thời gian và công sức để quản lý. 

Số hóa trong quản lý dữ liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí bằng việc sử dụng các hệ thống quản lý dữ liệu tự động. Một công ty tài chính có thể số hóa quy trình xử lý hồ sơ khách hàng bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu để tự động nhập, lưu trữ và truy xuất thông tin khách hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót. 

      - Số hóa trong kinh doanh điện tử 

Thông qua việc sử dụng các nền tảng trực tuyến và công nghệ số, các doanh nghiệp hoạt động chính trong kinh doanh điện tử có thể mở rộng thị trường tiềm năng và tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng. Một cửa hàng bán lẻ có thể xây dựng một trang web và cung cấp ở trên đó đầy đủ thông tin về doanh nghiệp cũng như sản phẩm, giúp quá trình tìm kiếm và mua sắm của khách hàng trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Số hóa kinh doanh điện tử giúp tăng doanh số bán hàng và tạo ra trải nghiệm mua sắm thuận tiện cho khách hàng. 

III. Các hình thức số hóa 

Số hóa thường bị nhầm lẫn bởi 2 cụm từ digitization và digitalization chính bởi vì chưa thực sự hiểu về những hình thức số hóa. Digitization là sự chuyển đổi từ analog sang kỹ thuật số, trong khi digitalization là việc sử dụng các công nghệ kỹ thuật số và dữ liệu số hóa để tác động đến cách thức thực hiện công việc. 

Như vậy có thể phân loại số hóa với 2 hình thức: số hóa thông tin và số hóa quy trình. 

•  Số hóa thông tin (Digitization): Là phương pháp số hóa chuyển đổi dữ liệu, thông tin từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Lúc này hệ thống máy tính sẽ tiếp nhận, xử lý thông tin và sử dụng theo những mục đích khác nhau. Tất cả các dữ liệu như văn bản, hình ảnh, âm thanh,... đều có thể số hóa và hiển thị trong máy tính dưới nhiều dạng file điện tử khác nhau như PDF  
•  Số hóa quy trình (Digitalization): Số hóa quy trình là việc chuyển đổi các quy trình, hoạt động trong doanh nghiệp, áp dụng công nghệ để tự động hóa một số quy trình hoạt động trong tổ chức, doanh nghiệp. Các quy trình ảnh hưởng có thể kể đến như quy trình lưu trữ, tuyển dụng, ký duyệt. Chẳng hạn, việc thay đổi từ chữ ký trực tiếp và lưu trữ trên giấy như truyền thống thì hiện nay có thể thay bằng chữ ký điện tử. Với phương pháp này, nhân viên không cần phải tới trực tiếp công ty để ký, giúp tiết kiệm thời gian, công sức.  

Xem thêm bài viết: Bất ngờ với lợi ích của số hóa không gian 3D cho khách sạn

IV. Các dạng lưu trữ tài liệu số hóa phổ biến? 

Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp trong việc giải quyết những vấn đề khi lưu trữ, truy cập, chia sẻ hồ sơ, thông tin. Đồng thời có thể chỉnh sửa và tái sử dụng một cách linh hoạt. Các dạng số hóa dữ liệu lưu trữ bao gồm: 

     - Số hóa hồ sơ: Là quá trình chuyển dữ liệu từ dạng văn bản thành dữ liệu số. Với những hồ sơ này, chúng ta không cần viết tay, đánh máy rồi lưu trữ, điều này giúp giảm bớt các giấy tờ rườm rà, tiết kiệm thời gian làm hồ sơ và một khoản chi phí không nhỏ. 

     - Số hóa hình ảnh: Là quá trình chuyển đổi một hình ảnh từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số, được thực hiện bằng cách sử dụng máy quét, máy ảnh kỹ thuật số hoặc máy chiếu. Khi hình ảnh được số hóa, nó sẽ được lưu trữ dưới dạng một tập tin kỹ thuật số có thể được xem, chỉnh sửa và chia sẻ trên máy tính. 

V. Phân biệt số hóa và chuyển đổi số 

Có nhiều sự nhầm lẫn giữa số hóa và chuyển đổi số, cho rằng hai quá trình này là như nhau. Tuy nhiên số hóa là một phần của chuyển đổi số, chuyển đổi số là một dạng phát triển hơn của số hóa, cần thực hiện phức tạp và mất nhiều thời gian để đồng bộ hơn. 

VI. Lợi ích số hóa đem lại cho doanh nghiệp 

Dễ dàng nhận thấy lợi ích của số hóa trong việc cải thiện hiệu suất làm việc bằng cách tối ưu hóa quy trình xử lý công việc cũng như tăng tính chính xác.  

6.1 Tiết kiệm chi phí hiệu quả 

Số hóa giúp các công việc trở nên tinh gọn hơn, giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ. Không chỉ tiết kiệm được một khoản chi phí in ấn và lưu trữ mà tổ chức cũng có thể tận dụng các công cụ và dịch vụ số để giảm thiểu chi phí hoạt động. 

Số hóa tạo ra một lượng lớn thông tin và dữ liệu, giúp quá trình thu thập, lưu trữ, phân tích và sử dụng một cách hiệu quả trong các hoạt động quản lý và kinh doanh. Giúp quá trình quản lý dữ liệu và thông tin tốt hơn, giúp tổ chức hiểu rõ hơn về xu hướng thị trường cũng như khách hàng, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn trong vận hành doanh nghiệp. 

6.2 Tăng cường trải nghiệm khách hàng 

Việc thực hiện số hóa không chỉ đem lại lợi ích trong nội bộ doanh nghiệp mà thông qua đó còn cung cấp đến khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt hơn. Thực hiện số hóa quy trình tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tương tác và giao dịch với tổ chức nhanh chóng. Khách hàng có thể tiếp cận dịch vụ và sản phẩm một cách thuận tiện thông qua các kênh trực tuyến, ứng dụng di động và các nền tảng số khác.  

Thay vì phải mất nhiều thời gian ở quầy giao dịch để mở tài khoản, khách hàng có thể nhanh chóng thực hiện trên thiết bị di động, tất cả các thông tin hướng dẫn được tích hợp trên nền tảng số giúp khách hàng dễ dàng thực hiện. Có thể nói số hóa sẽ giải quyết được các vấn đề của khách hàng trong thời gian sớm nhất. 

6.3 Hoạt động hiệu quả hơn 

Việc đưa tất cả lên nền tảng số giúp giảm thiểu sai sót và lỗi do con người. Đồng thời cải thiện tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin. Hệ thống dữ liệu số hóa cho phép tổ chức theo dõi và kiểm soát một cách chính xác, giảm thiểu rủi ro. Nhờ đó, các hoạt động trở nên hiệu quả hơn. 

Số hóa giúp tối ưu quy trình làm việc và nâng cao năng suất, cho phép tổ chức tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm thiểu công sức và thời gian thực hiện, từ đó tăng hiệu suất làm việc. 

6.4 Tăng năng suất làm việc 

Hình thức lưu trữ dữ liệu trên giấy truyền thống tạo nên nhiều công việc lãng phí thời gian trong việc thực hiện, lưu trữ và tìm kiếm. Sự hạn chế này hoàn toàn có thể được giải quyết bằng việc  triển khai số hóa thông tin. Các thông tin được lưu trữ chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản là có thể tìm thấy tài liệu đầy đủ và chính xác, tiết kiệm rất nhiều thời gian khi thực hiện công việc. Nhân viên có thể sử dụng thời gian này để nghiên cứu, học hỏi để nâng cao trình độ, chuyên môn của bản thân.  

6.5 Xử lý thông tin và dữ liệu linh hoạt 

Số hóa cho phép doanh nghiệp tìm kiếm tất cả dữ liệu và thông tin của họ một cách nhanh chóng, dễ dàng và không giới hạn. Tất cả dữ liệu được đồng bộ hóa và chuyển đổi thành các định dạng kỹ thuật số mới nhất giúp người dùng truy cập nhanh chóng và dễ dàng mọi thứ mọi lúc, mọi nơi thông qua thiết bị hỗ trợ web hoặc hệ thống đám mây.

Các dữ liệu số có thể được sao lưu và lưu trữ dễ dàng bằng cách tạo bản sao điện tử và lưu trữ trên nhiều thiết bị hoặc hệ thống khác nhau. 

Số hóa là tiền đề để các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số trong mọi khía cạnh. Đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra nguồn dữ liệu số dễ dàng quản lý, chia sẻ và lưu trữ. Hy vọng với những tin mà VR360 cung cấp sẽ giúp bạn có thể hiểu hơn về số hóa cũng như những lợi ích mà số hóa mang lại.  

Bài viết lên quan:

• Số Hóa Bảo Tàng: Điểm Nhấn Thu Hút Khách Tham Quan
• Số hóa di sản: Giải pháp công nghệ mới hồi sinh di tích lịch sử

LIÊN HỆ HỢP TÁC CÙNG VR360 
VR360 – ĐỔI MỚI ĐỂ KHÁC BIỆT 
- Fb: https://www.facebook.com/vr360vnvirtualtour/
- Hotline:  0935 690 369  
- Email: infor@vr360.com.vn 
- Địa chỉ:

• 123 Phạm Huy Thông, Sơn Trà, Đà Nẵng
• Toà nhà Citilight, số 45 Võ Thị Sáu, Đakao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
• 3B Đặng Thái Thân, Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội