Quy trình số hóa hồ sơ tối ưu cho tổ chức, doanh nghiệp

Theo một nghiên cứu của IDC, các doanh nghiệp dành tới 30% thời gian để tìm kiếm tài liệu và thông tin, trong khi 45% tài liệu quan trọng thường bị lưu trữ sai chỗ. Với xu hướng chuyển đổi số, quy trình số hóa hồ sơ đã trở thành giải pháp không thể thiếu để tối ưu hóa quản lý dữ liệu. Vậy quy trình số hoá diễn ra như thế nào, những tài liệu gì nằm trong phạm vi số hoá? Cùng VR360 tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Số hoá hồ sơ là gì?

Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử. (Theo Thông tư 01/2023/TT-VPCP về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính).

Như vậy, có thể hiểu số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy sang dữ liệu điện tử. Giúp việc quản lý, lưu trữ và tìm kiếm trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Điều này không chỉ bao gồm việc quét tài liệu mà còn tích hợp vào các hệ thống quản lý hồ sơ số hóa, cho phép người dùng truy cập và xử lý tài liệu mọi lúc, mọi nơi.

Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy sang dữ liệu điện tử

2. Những hồ sơ thuộc phạm vi thực hiện số hoá

Việc số hóa không giới hạn ở một loại hồ sơ cụ thể mà có thể áp dụng cho hầu hết các loại tài liệu của tổ chức, doanh nghiệp, bao gồm:

• Hồ sơ tài chính: Báo cáo tài chính, hóa đơn, hợp đồng mua bán.
• Hồ sơ nhân sự: Hồ sơ tuyển dụng, hồ sơ lao động, thông tin nhân viên.
• Hồ sơ khách hàng: Dữ liệu khách hàng, hợp đồng dịch vụ, thông tin giao dịch.
• Hồ sơ dự án: Tài liệu dự án, báo cáo tiến độ, hợp đồng.
• Hồ sơ pháp lý: Giấy tờ pháp lý, văn bản quy phạm pháp luật.

Đi sâu hơn vào hồ sơ, thủ tục hành chính thuộc phạm vi số hoá, các loại giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

• Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết của thủ tục hành chính trước đó;
• Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
• Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
• Thành phần hồ sơ không thuộc 3 loại trên sẽ được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

3. Những hồ sơ không thuộc phạm vi thực hiện số hoá

Bên cạnh những hồ sơ thuộc phạm vi thực hiện số hoá thì cũng có những hồ sơ, tài liệu không nằm trong phạm vi này: 

• Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;
• Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính;
• Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;
• Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.
• Hồ sơ có giá trị pháp lý quan trọng không thể thay thế: Một số tài liệu gốc như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chứng chỉ quyền sở hữu tài sản, văn bản pháp lý có dấu đỏ thường yêu cầu lưu giữ bản gốc bằng giấy. Những loại hồ sơ này có thể được số hóa nhưng cần phải giữ lại bản cứng để đảm bảo tính pháp lý.
• Hồ sơ bảo mật đặc biệt: Những tài liệu liên quan đến quốc phòng, an ninh, hoặc bí mật thương mại của doanh nghiệp không nên được số hóa trừ khi có hệ thống bảo mật cực kỳ cao cấp. Nếu hệ thống bảo mật không đủ mạnh, việc số hóa có thể làm tăng rủi ro lộ lọt thông tin.

4. Quy trình số hoá hồ sơ

4.1. Quy trình chung

Quy trình số hóa chung được thực hiện qua các bước:

Bước 1: Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử: Người thực hiện số hóa chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu.

Bước 2: Bóc tách dữ liệu: Được thực hiện thông qua sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học. Trong trường hợp không sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học thì cán bộ, công chức, viên chức tự nhập dữ liệu, bảo đảm tính chính xác so với bản giấy. Việc bóc tách dữ liệu phải bảo đảm tối đa các thông tin của giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng.

Bước 3: Cấp mã kết quả số hóa: Sau khi tài liệu được chuyển đổi sang định dạng số, một mã định danh (ID) duy nhất sẽ được cấp cho tài liệu đó. Mã này có thể bao gồm các yếu tố như số thứ tự, loại hồ sơ, ngày tháng, hoặc mã phòng ban.

Bước 4: Lưu kết quả số hóa: Sau khi tài liệu được số hóa (thường dưới dạng PDF, TIFF, hoặc JPEG), định dạng này cần được xác định phù hợp với nhu cầu lưu trữ dài hạn và khả năng truy cập dễ dàng trong tương lai.

4.2. Quy trình số hoá hồ sơ tại doanh nghiệp

Bước 1:  Xác định phạm vi số hóa hồ sơ

Doanh nghiệp cần có cái nhìn toàn cảnh về môi trường hồ sơ vật lý tước khi có kế hoạch số hóa. Điều này bao gồm khối lượng hồ sơ, vị trí hồ sơ cũng như các yêu cầu tuân thủ,… 

Bằng cách xác định những câu hỏi như hồ sơ của doanh nghiệp có đang được lưu trữ trong tủ hồ sơ không? Tất cả chúng đều có sẵn tại trụ sở công ty hay tại các cơ sở lưu trữ, chi nhánh khác? Khối lượng hồ sơ trong kho là bao nhiêu và hiện tại những hồ sơ này có đang được sử dụng bởi cá nhân nào trong tổ chức không?  

Bước 2: Sắp xếp và chuẩn bị các tập tin, giấy tờ, tài liệu để scan

Việc này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng thiết bị quét chuyên dụng, chẳng hạn như máy quét hình phẳng hoặc máy quét dạng tờ, hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng và máy quét văn phòng tiêu chuẩn. Đối với một số tài liệu khối lượng nhỏ, bạn hoàn toàn có thể thực hiện công đoạn này thông qua điện thoại.  

Bước 3: Quyết định định dạng

Xác định định dạng trong quá trình số hóa hồ sơ là bước quan trọng để đảm bảo tài liệu số hóa đáp ứng các yêu cầu về khả năng truy cập, bảo mật và lưu trữ. 

Doanh nghiệp cần xác định mục đích sử dụng và yêu cầu bảo mật của tài liệu, sau đó chọn định dạng phù hợp. Ví dụ, PDF cho văn bản, JPEG hoặc PNG cho hình ảnh. Định dạng này cần đảm bảo tương thích với hệ thống IT hiện tại và dễ truy cập cho người dùng. 

Bước 4: Lưu trữ và quản lý dữ liệu kỹ thuật số

Hồ sơ, tài liệu sau khi đã được số hóa cần được lưu trữ trong hệ thống dựa trên đám mây hoặc máy chủ nội bộ. Và hệ thống này sẽ được sử dụng để quản lý các hồ sơ đã được scan hoặc các hồ sơ đi, đến mới của doanh nghiệp. 

Bước 5: Lập kế hoạch chuyển đổi việc tạo và lưu trữ hồ sơ sau này

Nói một cách đơn giản, đây là cách xác định việc doanh nghiệp sẽ quản lý các tài liệu giấy được tạo từ bây giờ để ngăn chặn việc tạo ra các hồ sơ, tài liệu giấy mới.

Có thể bạn quan tâm: 

4.3. Quy trình số hoá hồ sơ, thủ tục hành chính

Bước 1: Cá nhân, tổ chức tới bộ phận một cửa các cấp để thực hiện thủ tục hành chính.

Bước 2: Cán bộ một cửa tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra sự tồn tại của tài khoản số của cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam

Bước 3: Cán bộ một cửa nhập các thông tin cơ bản về bộ hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

Bước 4: Cán bộ nghiệp vụ xử lý hồ sơ thực hiện kiểm tra thông tin trên tệp tin mà bộ phận một cửa chuyển đến và chuyển sang dữ liệu điện tử để lưu vào kho dữ liệu hồ sơ 

Bước 5: Trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính

5. Lợi ích của số hoá hồ sơ

• Chia sẻ dữ liệu và hợp tác dễ dàng:

Việc số hóa hồ sơ cho phép nhân viên thuận tiện chia sẻ thông tin với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng từ xa. Các nhóm trong doanh nghiệp có thể trao đổi tài liệu điện tử nhanh chóng, cùng phối hợp thực hiện nhiều dự án đồng thời, và hợp tác hiệu quả mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý.

• Tối ưu hóa không gian và nguồn lực:

Số hóa hồ sơ giúp giải phóng không gian lưu trữ vật lý, giảm bớt sự phụ thuộc vào giấy tờ, đồng thời hạn chế việc in ấn và sao chép. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí mà còn góp phần bảo vệ môi trường bằng cách giảm lượng giấy và mực in tiêu thụ. 

• Truy xuất và tìm kiếm dễ dàng:

Số hóa hồ sơ giúp việc truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng và tiện lợi. Thay vì mất thời gian tìm kiếm trong các tủ hồ sơ, chỉ cần vài thao tác trên máy tính hoặc thiết bị di động, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm thấy và truy cập thông tin một cách hiệu quả.

• An toàn và sao lưu:

Số hóa dữ liệu nâng cao khả năng bảo mật thông tin. Các biện pháp như mã hóa dữ liệu và quản lý quyền truy cập giúp đảm bảo chỉ những người được cấp phép mới có thể tiếp cận thông tin quan trọng. Việc sao lưu dự phòng cũng trở nên đơn giản, đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ và có thể khôi phục khi cần thiết.

• Nâng cao hiệu suất làm việc:

Số hóa hồ sơ giúp tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm thời gian. Quy trình làm việc trở nên mượt mà hơn khi loại bỏ hoặc giảm thiểu các bước tìm kiếm thủ công và xử lý tài liệu giấy. Cả thông tin nội bộ và từ bên ngoài đều có thể được chia sẻ và truyền tải nhanh chóng thông qua email, hệ thống quản lý tài liệu, hoặc các công cụ trực tuyến khác, góp phần thúc đẩy sự linh hoạt và hiệu quả trong công việc.

Việc triển khai quy trình số hóa hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tạo điều kiện cho tổ chức hoạt động hiệu quả hơn trong bối cảnh công nghệ số. Bằng cách nắm vững quy trình và tận dụng lợi ích mà số hóa mang lại, doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực cạnh tranh và thích ứng tốt hơn với sự phát triển của thị trường.