Lộ trình chuyển đổi số: Các công việc chính của chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số quốc gia trong 6 tháng đầu năm 2024 đã đạt nhiều kết quả nổi bật. Với dịch vụ công trực tuyến, tỉ lệ hồ sơ trực tuyến (trên tổng số hồ sơ thủ tục hành chính) cả nước đạt 42% (tăng 25% so với cuối năm 2023). Tỉ lệ này theo bộ, ngành đạt 61% (cuối năm 2023 là 38%) và theo địa phương là 17% (cuối năm 2023 là 9%), theo ANTV. 

Sự phát triển công nghệ, tính cấp bách và mong đợi rõ ràng từ khách hàng, người dùng đã giúp doanh nghiệp nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ, chuyển đổi số để tăng doanh thu và giảm chi phí. Tuy nhiên, việc chuyển đổi số cần phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng, cả về định hướng, quy trình, quản lý.

Vậy với cương vị là người quản lỹ, lãnh đạo, đâu là điều quan trọng cần lưu ý, cùng VR360 điểm qua lộ trình và các công việc chính của chuyển đổi số. 

1. Xác định ý nghĩa của Chuyển đổi số với doanh nghiệp

Bắt đầu quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần hiểu rõ chuyển đổi số là gì, để từ đó vạch ra mục tiêu, ý nghĩa của việc CĐS đối với doanh nghiệp. Cần phải có được góc nhìn toàn cảnh và xác định được tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số.  

Tuỳ vào ngành nghề, điểm xuất phát và mục tiêu mà các công việc của chuyển đổi số khác nhau. Tuy nhiên, bất chấp những sự khác biệt đó, doanh nghiệp có thể xác định được ý nghĩa của chuyển đổi số nếu trả lời đúng những câu hỏi sau: 

Doanh nghiệp nên làm gì và bắt đầu từ đâu để chuyển đổi số?  

Phạm vi chuyển đổi số của doanh nghiệp là khác nhau, song mỗi doanh nghiệp đều phải xác định trong giai đoạn đầu, cần tập trung vào con người hay nâng cấp công nghệ và hạ tầng công nghệ thông tin (thay thế các nền tảng CNTT cũ và chuyển sang các nền tảng mới như điện toán đám mây) 

Doanh nghiệp có cần đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của khách hàng không? 

Trong một cuộc khảo sát của Salesforce, hơn 50% số người cho rằng công nghệ đã thay đổi đáng kể kỳ vọng của họ về cách doanh nghiệp nên tương tác với khách hàng.  

Chắc rằng một trong số những lý do khiến doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số là muốn làm hài lòng khách hàng bằng những sản phẩm, dịch vụ chất lượng. Vì vậy, để thực sự cải thiện chỉ số này, cần xác định nhu cầu của khách hàng tiềm năng và dự báo với khả năng đổi mới của doanh nghiệp, có ngang bằng với thị trường và đối thủ hay không? 

Làm thế nào để hiện thực hóa câu chuyện chuyển đổi số? 

Đối với câu hỏi này, nhà lãnh đạo cần vạch ra đường lối hoặc nhờ sự tư vấn của các chuyên gia trong lĩnh vực để có kế hoạch thực thi cụ thể. Lãnh đạo sẽ cần tập trung vào phát triển năng lực, chuyên môn nào để dẫn dắt doanh nghiệp chuyển đổi số thành công?… 

Khi đã trả lời được các câu hỏi trên, ban lãnh đạo sẽ xác định được ý nghĩa, mục tiêu của chuyển đổi số.  

📌 Quý độc giả có thể tìm hiểu chi tiết hơn về chuyển đổi số tại: Cẩm nang chuyển đổi số

2. Đánh giá hiện trạng, tiềm lực doanh nghiệp

Việc xác định mục tiêu, ý nghĩa dù cụ thể, chi tiết đến mấy cũng chỉ là lý thuyết, rất dễ xa rời thực tế và không kiểm soát được. Vậy nên trong lộ trình tiếp theo của chuyển đổi số, doanh nghiệp cần đánh giá hiện trạng cũng như tiềm lực để xác định rõ phạm vi và mức độ đáp ứng. 

Một số công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện, bao gồm: 

•  Phân tích các công nghệ hiện có của doanh nghiệp và đánh giá thực trạng, khả năng vận hành của các thiết bị. 
•  Phân tích mô hình kinh doanh hiện tại để xác định các nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp. Từ đó loại bỏ có chọn lọc những nguồn lực không hoạt động tốt và lựa chọn các phương án tối ưu khi ứng dụng công nghệ mới. 
•  Phân tích con người và văn hoá doanh nghiệp để xây dựng chiến lược và tiến hành chuyển đổi số. Bởi công nghệ mới cũng chỉ là công cụ hỗ trợ con người thực hiện chuyển đổi số. Hiểu rõ năng lực, nhận thức của nhân viên sẽ giúp quá trình CĐS diễn ra thuận lợi hơn. 

3. Xây dựng lộ trình chuyển đổi số

Sau khi có cái nhìn tổng quan về bức tranh của doanh nghiệp hiện tại, công việc tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số là xây dựng chiến lược chuyển đổi số.  

Doanh nghiệp cần đưa ra một tầm nhìn rõ ràng bao gồm các định hướng chiến lược và kết quả kinh doanh được dự báo. Qua đó, doanh nghiệp có thể liên kết chiến lược số với chiến lược kinh doanh tổng thể để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững. 

3.1 Kinh nghiệm xây dựng lộ trình chuyển đổi số

Các chuyên gia đúc kết từ kinh nghiệm chung trong xây dựng quy trình chuyển đổi số bắt đầu bằng việc giải quyết ba câu hỏi chính:  

• Ngành kinh doanh hiện đang hướng đến tương lai nào? 
• Vai trò của doanh nghiệp sẽ như thế nào trong tương lai đó? 
• Làm thế nào để có thể tạo ra một con đường phía trước cân bằng giữa cảm giác định hướng với khả năng liên tục thích ứng? 

Trong quá trình xây dựng lộ trình, doanh nghiệp phân tích và lựa chọn những phương pháp triển khai hiệu quả. Mục đích của việc này nhằm giảm thiểu tối đa thời gian, công sức, ngân sách cho việc triển khai cũng như xác định được trước các rủi ro có thể gặp phải. 

Vậy nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể đối mặt với vấn đề gì? 

Doanh nghiệp có thể mắc các lỗi như triển khai các giải pháp công nghệ rời rạc, hạn chế trong khả năng tích hợp dẫn đến mất nhiều thời gian, nguồn lực, chi phí, hoặc có thể khiến doanh nghiệp đi xa khỏi mục tiêu chiến lược đề ra ban đầu. 

📌 Tham khảo thêm: 6 mức độ chuyển đổi số trong doanh nghiệp

3.2 Tiêu chí xây dựng lộ trình chuyển đổi số

Một số tiêu chí đặt ra để xây dựng lộ trình chuyển đổi số bao gồm:  

•  Tính phù hợp: Gắn kết chiến lược kinh doanh, chiến lược chuyển đổi số đi cùng với lựa chọn giải pháp phù hợp. 
•  Tính kế thừa: Các giải pháp trong lộ trình cần phải có tính kế thừa (thông qua việc học hỏi các doanh nghiệp đi trước, nhận định của chuyên gia, tài nguyên chuyển đổi số) để đảm bảo khả năng ứng dụng và tích hợp trong dài hạn. 
•  Sự cẩn trọng: Lộ trình đòi hỏi sự suy tính cẩn trọng để thiết lập được từng công việc chuyển đổi số vững chắc. 
•  Sự đồng lòng: Lộ trình cần có sự đồng lòng, truyền lửa và dẫn dắt từ đội ngũ lãnh đạo trong tổ chức cũng như đòi hỏi sự chấp thuận, ủng hộ và ứng dụng của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong tổ chức. 

4. Xây dựng nền tảng công nghệ và con người

Nền tảng công nghệ là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Sự thiếu linh hoạt trong nền tảng công nghệ đã khiến nhiều doanh nghiệp trước đó phải vật lộn trong công cuộc này. Vì thế, doanh nghiệp cần tập trung vào đầu tư nền tảng dữ liệu và công nghệ hiện đại bao gồm những nền tảng phục vụ cho công việc của nội bộ và nền tảng làm việc với khách hàng.  

Công nghệ số bao gồm trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (big data), điện toán đám mây (cloud computing), chuỗi khối (blockchain) và internet vạn vật (IoT). 

Công nghệ đi đôi với con người. Vậy nên khi chuẩn bị xây dựng nền tảng công nghệ, doanh nghiệp cũng cần có những chiến lược về nhân lực để hướng đến thành công. 

• Đào tạo nhóm nhân sự nội bộ: Với những nhân sự hiện tại, doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo về việc lấy người dùng làm trọng tâm, cách ứng dụng công nghệ mới vào thực tiễn và tư duy cởi mở, sẵn sàng thay đổi tiếp thu cái mới. Bằng cách này, theo thời gian doanh nghiệp có thể tiếp tục phát triển chuyên môn nội bộ và liên tục phát triển hơn nữa. 
• Tuyển dụng nhân sự chuyên môn chính: Trong lĩnh vực số hóa, nhiều doanh nghiệp sẽ cần tiến hành tuyển dụng hoặc thuê những người có chuyên môn về nghiên cứu, tìm hiểu và ứng dụng các công nghệ mới. Lúc này, khi có được một nhóm nhân sự mới có chuyên môn, thích ứng nhanh và mong muốn học hỏi những điều mới sẽ là cơ hội để doanh nghiệp có thể đột phá và thành công trong chuyển đổi số. 

5. Thực thi số hoá thông tin và quy trình để tiến tới chuyển đổi số

Sau đi đã có sự chuẩn bị đầy đủ về mục tiêu, kế hoạch, các nguồn lực cần thiết thì đã đến lúc doanh nghiệp cần bắt tay vào tiến hành chuyển đổi số. Ở quá trình này, khi tiến hành từng đầu công việc, tác vụ theo kế hoạch doanh nghiệp cần lưu ý ghi chép toàn bộ số liệu, thông tin, vấn đề… để có dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá. 

Số hoá thông tin

Số hóa có thể hiểu đơn giản là các tài liệu dưới dạng giấy tờ, sách vở được chuyển sang các định dạng kỹ thuật số được lưu trữ, thao tác trên môi trường internet. 

Một số công việc cần làm trong quá trình này:  

• Thu thập số lượng, chủng loại tài liệu, số liệu cần số hóa. 
• Phân loại tài liệu và chuẩn bị công nghệ, nền tảng để số hóa dữ liệu 
• Thực hiện số hóa số liệu (Tùy mỗi loại dữ liệu mà sẽ có cách số hóa khác nhau. Ví dụ: dữ liệu bằng văn bản có thể scan hoặc chuyển định dạng sang file docx, excel thông qua công nghệ OCR,.v.v.) 
• Kiểm tra về chất lượng và số lượng tài liệu đã số hóa  

Số hóa quy trình

bao gồm quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. 

Ví dụ: Trong quản lý chuỗi cung ứng, nếu trước đây theo dõi hàng tồn kho và quản lý vận chuyển được thực hiện bằng tay hoặc bằng các hệ thống cũ kỹ. Khi áp dụng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM) như SAP, Oracle, giúp theo dõi toàn bộ quy trình từ sản xuất đến giao hàng trong thời gian thực, tối ưu hóa kho bãi và logistics. 

Chuyển đổi số

tác động toàn diện tới các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ và con người. Đây là một hành trình dài, diễn ra liên tục không có điểm kết thúc. Vì thế định kỳ doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động đánh giá lại các quy trình chuyển đổi số theo trình tự và kết quả, từ đó có những điều chỉnh, cải thiện phù hợp nhất. 

Vì số hóa và chuyển đổi số cơ bản có nhiều sự khác biệt nên doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết sau để tránh nhầm lẫn giữa 2 khái niệm này: Những nhầm lẫn thường gặp và sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số

Qua những thông tin được tổng hợp và chia sẻ trong bài viết, hy vọng sẽ giúp bạn hiểu hơn về các công việc chính của chuyển đổi số. Từ đó có những kế hoạch và chiến lược phù hợp trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. 

Theo dõi chúng tôi để cập nhật những tin tức mới về chủ đề chuyển đổi số.