Một số giải pháp trong công tác chuyển đổi số cấp xã, phường

Chuyển đổi số cấp xã, phường là nhiệm vụ then chốt trong lộ trình xây dựng chính quyền số, dịch vụ công trực tuyến và xã hội số theo định hướng quốc gia. 

Việc ứng dụng đồng bộ các giải pháp công nghệ hiện đại như nền tảng dữ liệu dùng chung, trí tuệ nhân tạo (AI), không gian số VR360 và các hệ thống tích hợp đa dịch vụ đang giúp xã, phường từng bước chuẩn hóa, minh bạch hóa và tự động hóa hoạt động hành chính. Qua đó, rút ngắn thời gian xử lý, giảm tải cho cán bộ và nâng cao trải nghiệm của người dân, doanh nghiệp.

Bài viết này tập trung phân tích chuyên sâu các giải pháp chuyển đổi số cấp xã, phường, đồng thời làm rõ cách triển khai trong thực tế nhằm hỗ trợ địa phương xây dựng nền hành chính hiện đại, hiệu quả và bền vững.

1. Hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật – Nền tảng của chuyển đổi số

Hạ tầng số là trụ cột của chuyển đổi số, bao gồm hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng dữ liệu và hạ tầng ứng dụng. Ba lớp hạ tầng này cần được đầu tư đồng bộ để bảo đảm hệ thống số vận hành ổn định, an toàn và có khả năng mở rộng.

• Về hạ tầng kỹ thuật, yêu cầu cốt lõi là kết nối mạng băng rộng, phổ cập và tốc độ cao, phủ từ người dùng cuối đến hệ thống máy chủ và lưu trữ dữ liệu. Để triển khai hiệu quả các giải pháp số, xã, phường cần ưu tiên: Kết nối internet tốc độ cao, ổn định cho trụ sở hành chính và các điểm phục vụ người dân. Trang bị máy chủ, thiết bị đầu cuối đủ năng lực vận hành các ứng dụng nội bộ và lưu trữ dữ liệu. 
• Hạ tầng dữ liệu cần được quản lý theo nguyên tắc “đúng – đủ – sạch – sống – thống nhất – dùng chung”, bảo đảm dữ liệu luôn cập nhật, chính xác và có thể khai thác liên thông. 
• Hạ tầng ứng dụng bao gồm các nền tảng số phục vụ đời sống kinh tế – xã hội, từ dịch vụ công trực tuyến đến các ứng dụng AI, IoT và kinh tế số.

2. Số hóa dữ liệu & quản trị dữ liệu cơ bản

Số hóa dữ liệu không chỉ dừng ở việc chuyển tài liệu giấy sang định dạng điện tử mà quan trọng hơn là đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và khả năng khai thác lâu dài. Đặc điểm quan trọng của số hóa dữ liệu là việc bảo toàn tính chính xác của thông tin, thường đạt đến 99,999%. Điều này được thực hiện thông qua việc sử dụng các thiết bị công nghệ cao như máy quét chuyên dụng, máy ảnh kỹ thuật số và công nghệ nhận dạng ký tự (OCR).

Do đó, cần xây dựng hệ thống chuẩn dữ liệu quốc gia áp dụng ở cấp xã, phường. Quản lý tập trung dữ liệu hộ tịch, đất đai, nhân khẩu, xã hội, kinh tế, hạ tầng… Thiết lập quy trình cập nhật, đối chiếu và kiểm soát chất lượng dữ liệu liên tục. Cần đảm bảo hồ sơ thủ tục hành chính được số hóa hoàn toàn cũng như quy trình tiếp nhận – xử lý – trả kết quả được mô phỏng trên nền tảng số.

📍 Tham khảo Chuyển đổi số xã phường: Nền tảng của chính quyền số

3. Ứng dụng công nghệ Trí tuệ nhân tạo (AI) vào hoạt động cơ sở

Tại cấp xã, phường, nơi lưu lượng hồ sơ, yêu cầu dịch vụ và thông tin dân cư rất lớn, AI không chỉ là xu hướng mà đã trở thành công cụ thiết yếu để cải thiện hiệu quả vận hành, tăng tốc phản hồi và giảm áp lực hành chính.

• Hệ thống trợ lý ảo và chatbot AI: Các xã, phường cần tích hợp trợ lý số để hỗ trợ người dân tra cứu thủ tục hành chính, hồ sơ... Chatbot AI giúp giảm tải công việc thủ công, tăng trải nghiệm người dùng và hỗ trợ 24/7.
• AI hỗ trợ xử lý nghiệp vụ nội bộ: AI có thể ứng dụng cho việc phân loại tài liệu tự động, gợi ý quy trình xử lý hồ sơ, kiểm tra dữ liệu đầu vào và tổng hợp báo cáo nhanh chóng. Nhờ các mô hình nhẹ (Local AI), các tính năng AI có thể hoạt động ngay tại thiết bị nội bộ, không cần truyền dữ liệu ra đám mây, giúp tăng bảo mật, giảm độ trễ và phù hợp với yêu cầu xử lý thời gian thực.

4. Không gian số tại xã, phường

Số hóa không gian địa phương với VR

Các xã, phường có thể ứng dụng công nghệ VR để:

• Tạo Tour 360° trụ sở hành chính – giúp người dân tìm hiểu cách làm việc, quy trình thủ tục trực quan.
• Số hóa di tích, danh lam, điểm đến văn hóa, di sản địa phương – tạo cơ sở dữ liệu không gian số đa chiều.
• Lưu trữ và chia sẻ không gian thực tế để sử dụng trong quản lý quy hoạch, truyền thông và giáo dục.

Phát triển du lịch số với bản đồ số thông minh tích hợp công nghệ AI

Các xã, phường có thể số hóa các điểm tham quan du lịch, di tích, quảng bá văn hóa địa phương trên bản đồ số, tích hợp chức năng thuyết minh đa ngôn ngữ, QR code... quảng bá sự kiện, sản phẩm du lịch địa phương theo định hướng thông minh. Đồng thời tạo dữ liệu để phân tích hành vi du lịch, hỗ trợ phát triển kinh tế địa phương.

5. Dịch vụ công trực tuyến & hỗ trợ người dân

Phát triển dịch vụ công trực tuyến mức độ cao: Chuyển đổi số cần đi kèm với dịch vụ công trực tuyến chất lượng cao, giúp người dân:

• Nộp hồ sơ hoàn toàn trực tuyến (trực tuyến toàn trình)
• Theo dõi tiến độ xử lý
• Nhận kết quả qua môi trường số

Tích hợp đa kênh tiếp cận: Ngoài web, dịch vụ công cần triển khai qua một số nền tảng như zalo, messenger, VNeID, ứng dụng di động... giảm rào cản tiếp cận cho người dùng thế hệ mới. 

6. Nâng cao năng lực số cho cán bộ cơ sở & cộng đồng

Yếu tố con người quyết định thành công trong việc thực hiện xây dựng chính quyền số, chính quyền điện tử. Thay đổi môi trường làm việc từ giấy tờ truyền thống sang môi trường điện tử là công việc khó, phức tạp; ban đầu đa phần cán bộ rất ngại ứng dụng CNTT trong điều hành, xử lý công việc vì ứng dụng CNTT là mới và khó thực hiện. 

Do đó, cần tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số, kỹ năng sử dụng nền tảng số, AI và dữ liệu cho cán bộ xã, phường. Xây dựng đội ngũ cán bộ nòng cốt về chuyển đổi số tại cơ sở, đồng thời khuyến khích tư duy đổi mới, dám thử nghiệm các mô hình và giải pháp số phù hợp với thực tiễn địa bàn.

• Đào tạo cán bộ xã, phường: Cần xây dựng chương trình đào tạo về kỹ năng số cơ bản, sử dụng nền tảng quản lý, dịch vụ công... 
• Hỗ trợ nâng cao kỹ năng số cho người dân thông qua tài liệu hướng dẫn, video, tổ chức sự kiện trải nghiệm dịch vụ số... Việc này giúp thu hẹp khoảng cách số trong cộng đồng, yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả chuyển đổi số. 

7. VR360 đồng hành cùng chuyển đổi số cấp xã, phường

VR360 là đối tác chiến lược đồng hành cùng chính quyền các cấp trong hành trình chuyển đổi số thực tiễn. Với kinh nghiệm triển khai đa dạng dự án số hóa không gian và dữ liệu tại địa phương, VR360 đã góp phần cụ thể hóa các mục tiêu chuyển đổi số cấp xã, phường.

7.1. Số hóa Địa chỉ đỏ tỉnh Gia Lai

Trong dự án “Địa chỉ đỏ Gia Lai”, VR360 phối hợp cùng Tỉnh đoàn Gia Lai triển khai số hóa toàn diện 10 di tích lịch sử cách mạng tiêu biểu trên địa bàn tỉnh. Mỗi di tích được tái hiện bằng hình ảnh 360° toàn cảnh, kết hợp với nội dung thuyết minh lịch sử chọn lọc, hình ảnh tư liệu và bối cảnh giá trị di sản, giúp người xem khám phá các địa chỉ đỏ một cách trực quan và giàu cảm xúc ngay cả khi không đến thực tế.

Nền tảng này được trình bày trên bản đồ số vrSmart Tourism, cho phép:

• Theo dõi phân bố toàn tỉnh của các di tích lịch sử
• Trải nghiệm tham quan từ xa không giới hạn thời gian và không gian
• Tiếp cận nội dung song ngữ, đa lớp thông tin
• Lưu giữ các giá trị văn hóa, lịch sử theo thời gian

Dự án góp phần gìn giữ ký ức lịch sử, giáo dục truyền thống và mở rộng khả năng tiếp cận giá trị văn hóa tới cộng đồng, đặc biệt là thế hệ trẻ.

📍 Tham quan dự án tại đây: https://vr360.com.vn/dia-chi-do-gia-lai

7.2. Số hóa điểm tham quan phường Hồng Gai – TP. Hạ Long

Tại phường Hồng Gai, VR360 đã triển khai dự án số hóa danh sách điểm tham quan trên nền tảng vrSmart Tourism. Với các Tour 360° được xây dựng cho từng điểm đến, hệ thống:

• Tái hiện không gian thực tế của di tích, công trình văn hóa và không gian đô thị
• Tích hợp nội dung thuyết minh, hình ảnh và thông tin bổ trợ
• Cho phép người dân và du khách tham quan trực tuyến, định vị trên bản đồ và khám phá theo tuyến

Các địa điểm mang giá trị lịch sử và văn hóa tiêu biểu của phường Hồng Gai được số hóa bằng công nghệ VR360 với góc nhìn toàn cảnh kết hợp chi tiết, cho phép người xem quan sát không gian kiến trúc một cách chân thực, đồng thời tiếp cận các thông tin thuyết minh về lịch sử hình thành, giá trị văn hóa – tín ngưỡng của từng công trình.

Một số điểm tiêu biểu được đưa vào dự án gồm: Đền Quan Sơn, Đền Bà Chúa, Đền thờ Vua Lê, Trung tâm Điện chính - Bưu điện Quảng Ninh (1964-1975)

Việc số hóa các di tích không chỉ phục vụ công tác quảng bá mà còn góp phần lưu giữ, chuẩn hóa dữ liệu di sản, hỗ trợ giáo dục truyền thống và nâng cao nhận thức cộng đồng về giá trị văn hóa địa phương.

📍 Tham quan dự án tại đây: https://vr360.com.vn/cum-di-tich-lich-su-hong-gai

Chuyển đổi số cấp xã, phường là hành trình tổng thể, đòi hỏi kết hợp hạ tầng, dữ liệu, công nghệ, con người và chính sách. Việc ứng dụng giải pháp AI, số hóa không gian, VR360 & vrSmart Tourism là hướng tiếp cận thiết thực, hiệu quả.

Hy vọng với những thông tin chia sẻ về giải pháp trong công tác chuyển đổi số cấp xã, phường sẽ giúp các địa phương có những chiến lược áp dụng trong thời gian đến.