Các giai đoạn trong quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp

Ngày nay, các doanh nghiệp đang dần sử dụng công nghệ số để cải thiện hoặc thay đổi các hoạt động kinh doanh, quản lý và sản xuất để tăng năng suất, hiệu quả và cạnh tranh. Nhưng để thực hiện chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần xác định rõ giai đoạn chuyển đổi số hiện tại của tổ chức cũng như có kế hoạch nghiên cứu và chọn lựa các công nghệ phù hợp. Quá trình này cần được thực hiện một cách bài bản, tỉ mỉ và được thực hiện theo các giai đoạn cụ thể. Hãy cùng VR360 tìm hiểu các giai đoạn chuyển đổi số mà doanh nghiệp không nên bỏ lỡ ở bài viết dưới đây! 

1. Thực trạng chuyển đổi số của các doanh nghiệp

Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số, bằng cách áp dụng công nghệ mới như điện toán đám mây (Cloud), dữ liệu lớn (Big data), Internet vạn vật (IoT), …thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.  

1.1. Thực trạng chuyển đổi số các doanh nghiệp quốc tế 

Tính đến nay, chuyển đổi số đã trở thành khái niệm quen thuộc đối với nhiều doanh nghiệp, là giải pháp sinh tồn để doanh nghiệp duy trì và phát triển. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể nhận thức đúng vai trò quan trọng của chuyển đổi số trong bối cảnh xã hội hiện nay. Theo báo cáo của Cisco & IDC về mức độ tăng trưởng số của doanh nghiệp vừa và nhỏ tại châu Á – Thái Bình Dương, có khoảng 62% doanh nghiệp kỳ vọng chuyển đổi số sẽ giúp họ nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh bằng cách tạo ra sản phẩm, dịch vụ mới. Trong khi chỉ có khoảng 3% doanh nghiệp cho rằng chuyển đổi số chưa thực sự quan trọng trong hoạt động kinh doanh của họ. Đáng mừng hơn là 56% doanh nghiệp nhận thấy sự cạnh tranh đang thay đổi và chuyển đổi số đã giúp họ làm được điều này. 

1.2. Thực trạng chuyển đổi số các doanh nghiệp trong nước 

Theo số liệu thống kê từ VCCI, các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam chiếm khoảng 97% tổng số doanh nghiệp, được đánh giá trình độ khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo còn thấp. Có hơn 80% thiết bị, máy móc công nghệ sử dụng trong các doanh nghiệp Việt Nam là nhập khẩu từ  những công nghệ cũ của thập niên 1980-1990. 

Tại Việt Nam, có gần 98% doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn chưa nhận thức được trọn vẹn về vai trò của chuyển đổi số trong cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Bởi lẽ chỉ mới 31% doanh nghiệp đang ở bước đầu của chuyển đổi số, 53% doanh nghiệp ở giai đoạn quan sát và 3% đã hoàn thiện cơ bản quá trình này. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang đối mặt với những rào cản trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số như: thiếu kỹ năng số và nhân lực (17%), thiếu nền tảng công nghệ thông tin đủ mạnh để cho phép chuyển đổi kỹ thuật số (16,7%), thiếu tư duy kỹ thuật số hoặc các thách thức về văn hóa kỹ thuật số trong doanh nghiệp (15,7%)… Điều này khiến hầu hết các doanh nghiệp hiện đã và đang trong giai đoạn số hóa vẫn chưa đạt được những mục tiêu, kết quả đã đề ra, cụ thể: 

• Có khoảng 48,8% doanh nghiệp đã ứng dụng một số giải pháp chuyển đổi số nhất định, nhưng họ đã ngừng triển khai do không phù hợp hoặc các giải pháp đó chỉ mang tính chất tạm thời. Đặc biệt trong thời điểm dịch Covid 19 diễn ra, các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ để đáp ứng các nhu cầu tạm thời và sau đó loại bỏ khi xã hội bình thường hóa, các doanh nghiệp hoạt động bình thường trở lại. Chính bởi vì quá trình chưa có sự chuẩn bị, lên kế hoạch và mục tiêu rõ ràng, vì vậy các chiến lược chuyển đổi số chỉ mang tính chất tạm thời và không thể duy trì lâu dài khi thiếu hụt cả về số lượng và chất lượng nhân sự để có thể triển khai một cách đồng bộ.    
• Có hơn 35% tham gia vào quá trình số hóa thông tin dữ liệu và quy trình, chủ yếu là chuyển đổi các tài liệu, văn bản và giấy tờ vật lý từ "bản cứng" sang "bản mềm" và được lưu trữ trong hệ thống của doanh nghiệp. Đây cũng là bước đầu tiên và quan trong để tổ chức, doanh nghiệp có thể tiến tới phạm vi chuyển đổi số sâu rộng và đồng bộ hơn.   
• Một tỷ lệ nhỏ chiếm khoảng 2,2% đã làm chủ công nghệ và phần mềm quản lý nhằm phân tích dữ liệu và tự động hóa quy trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

2. Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số? 

Doanh nghiệp nên thực hiện chuyển đổi số vì những lợi ích vượt trội mà chuyển đổi số mang lại trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ quản lý, điều hành đến kinh doanh, nghiên cứu và phát triển. Áp dụng chuyển đổi số thành công có thể là chìa khóa thúc đẩy doanh nghiệp tiến xa hơn trong tương lai nhờ cắt giảm các chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng, tăng trưởng bền vững. 

• Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban: Một trong những vấn đề được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm là khả năng kết nối giữa các phòng ban trong công ty và mối liên hệ giữa nhân viên với nhau. Bởi nếu thiếu đi sự kết nối và tương tác thì các phòng ban sẽ làm việc không hiệu quả, dẫn đến hiệu suất công việc không cao. Chính vì thế, việc áp dụng chuyển đổi số sẽ hỗ trợ gắn kết nhân viên ở các phòng ban với nhau thông qua việc chia sẻ tài liệu, thông tin, dữ liệu,... giúp cho nhân viên có thể dễ dàng làm việc cùng nhau và đưa ra quyết định tốt hơn. 
• Tận dụng tối đa sức mạnh từ dữ liệu: Trước đây, mọi doanh nghiệp đều coi việc quản lý thông tin là một công việc phức tạp và tốn nhiều thời gian. Bởi các thông tin vật lý như giấy tờ và số liệu thường gặp các hạn chế như dễ bị hỏng, thất lạc hoặc khó kiểm soát trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc các doanh nghiệp, phòng ban áp dụng chuyển đổi số giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Bằng cách hợp nhất thông tin và tài nguyên thông qua việc xây dựng lộ trình và triển khai các công cụ và ứng dụng, thay vì sử dụng phần mềm và cơ sở dữ liệu phân tán, các nguồn lực được tập trung lại để tăng hiệu quả. Điều này quan trọng để giúp ban lãnh đạo đưa ra các chiến lược và quyết định kinh doanh chính xác, đáp ứng mong đợi của khách hàng và thị trường. 
• Cải thiện năng suất tối đa: Công nghệ số giúp cho quy trình làm việc của doanh nghiệp trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này giúp cho nhân viên thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn, giảm thời gian và công sức cho các công việc lặp lại và tăng khả năng tập trung vào công việc chính. 
• Tiết kiệm chi phí: Việc chuyển đổi số có thể giúp tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp và tổ chức. Cụ thể, doanh nghiệp khi áp dụng chuyển đổi số sẽ cắt giảm được các chi phí liên quan như vận hành, lưu trữ và in ấn, tăng năng suất và giảm chi phí phát triển sản phẩm. Từ đó, chi phí sẽ được giảm bớt để doanh nghiệp có thể sử dụng cho các vấn đề khác. 

>>> Xem thêm: 6 mức độ chuyển đổi số: Chiến lược để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công

3. Các giai đoạn chuyển đổi số 

Giai đoạn 1: Số hóa thông tin 

Giai đoạn số hóa (digitization): Đây là giai đoạn đầu tiên của chuyển đổi số, trong đó các quy trình kinh doanh được chuyển đổi từ hình thức giấy tờ sang dạng số. Điều này giúp cải thiện sự hiệu quả và độ chính xác của các hoạt động kinh doanh và tạo ra các dữ liệu kinh doanh có giá trị. 

 - Một số lưu ý cần đặc biệt quan tâm trong giai đoạn số hóa thông tin, dữ liệu: 

• Xác định các dữ liệu và thông tin quan trọng cần được chuyển đổi từ hình thức vật lý sang dạng số hóa. 
• Chọn các công cụ và phương pháp phù hợp để chuyển đổi dữ liệu, bao gồm quét ảnh, quá trình OCR (nhận dạng ký tự quang học) và nhập liệu thủ công nếu cần. 
• Tiến hành xử lý các thông tin dữ liệu để cải thiện độ chính xác và đảm bảo tính toàn vẹn. Sau đó, lưu trữ dữ liệu số hóa một cách an toàn và có tổ chức. 

Giai đoạn 2: Số hóa quy trình  

Giai đoạn này sử dụng các công nghệ thông minh như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (machine learning), và phân tích dữ liệu để tối ưu hoá và tự động hóa các hoạt động kinh doanh. Điều này giúp nâng cao sự hiệu quả và độ chính xác của các quy trình kinh doanh và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. 

Ví dụ về số hóa quy trình trong thực tế: Khi đại dịch covid 19 bùng nổ, một bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp khi giãn cách xã hội không thể đến trực tiếp công ty để làm việc, các công việc quản lý từ xa được ưu tiên lựa chọn. Để quản lý hiệu quả, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi quy trình hoạt động. Chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử,... được ứng dụng để phê duyệt nhanh, duy trì các hoạt động bình thường. Chỉ khi số hóa quy trình, doanh nghiệp mới có thể làm được điều này. 

 - Các công việc chủ yếu của giai đoạn số hóa quy trình này bao gồm: 

• Đánh giá các quy trình hiện tại để xác định các bước có thể được tự động hóa hoặc tối ưu hóa bằng công nghệ. 
• Chọn các phần mềm và công cụ phù hợp để tự động hóa các bước trong quy trình, như hệ thống quản lý quy trình (BPM), hệ thống quản lý tài liệu (DMS), và các ứng dụng doanh nghiệp. 
• Triển khai phần mềm và công cụ đã chọn, sau đó cấu hình chúng để phù hợp với quy trình kinh doanh cụ thể. 
• Đào tạo nhân viên về cách sử dụng các công cụ mới và cách làm việc với các quy trình tự động hóa. Tích hợp các hệ thống khác nhau để dữ liệu và thông tin có thể trôi chảy một cách mượt mà. 

Giai đoạn 3: Chuyển đổi số  

Đây là giai đoạn cuối cùng của chuyển đổi số, trong đó các công nghệ mới được kết nối và tích hợp vào các quy trình kinh doanh và tạo ra giá trị cho khách hàng. Các công nghệ này có thể bao gồm Internet of Things (IoT), blockchain, và trải nghiệm khách hàng số (digital customer experience). Giai đoạn này giúp doanh nghiệp tạo ra sự khác biệt cạnh tranh và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. 

 - Định rõ mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số, xác định cách công nghệ sẽ được sử dụng để tạo ra giá trị cho tổ chức. 

• Tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ mới dựa trên công nghệ số hóa, như ứng dụng di động, nền tảng trực tuyến hoặc giải pháp IoT (Internet of Things). 
• Tái thiết kế các quy trình kinh doanh để tận dụng tối đa công nghệ số hóa, cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa hiệu quả. 
• Thúc đẩy sự chấp nhận và thích nghi với sự thay đổi, tạo môi trường khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong tổ chức. 
• Theo dõi hiệu suất và phản hồi từ khách hàng, áp dụng dữ liệu để liên tục cải tiến quá trình chuyển đổi số và tạo ra giá trị mới. 

Hiểu được doanh nghiệp đang ở giai đoạn nào của chuyển đổi số sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra những định hướng, chiến lược phù hợp. Từ đó có thể hoàn thiện quá trình chuyển đổi số nhanh và hiệu quả hơn. Với những thông tin về các giai đoạn chuyển đổi số cũng như lợi ích mà chuyển đổi số mang lại, hy vọng doanh nghiệp bạn sẽ có những kế hoạch phát triển phù hợp. Liên hệ với VR360 nếu bạn cần tư vấn và hỗ trợ các giải pháp chuyển đổi số bằng công nghệ thực tế ảo.  

Bài viết liên quan:

• Chuyển đổi số trong nông nghiệp là gì? Giải pháp công nghệ dành cho nông nghiệp

LIÊN HỆ HỢP TÁC CÙNG VR360 
VR360 – ĐỔI MỚI ĐỂ KHÁC BIỆT 
- Fb: https://www.facebook.com/vr360vnvirtualtour/
- Hotline:  0935 690 369  
- Email: infor@vr360.com.vn 
- Địa chỉ:

• 123 Phạm Huy Thông, Sơn Trà, Đà Nẵng
• Toà nhà Citilight, số 45 Võ Thị Sáu, Đakao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
• 3B Đặng Thái Thân, Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội