Các giai đoạn chuyển đổi số mà doanh nghiệp không nên bỏ lỡ

Ngày nay, các doanh nghiệp đang dần sử dụng công nghệ số để cải thiện hoặc thay đổi các hoạt động kinh doanh, quản lý và sản xuất để tăng năng suất, hiệu quả và cạnh tranh. Nhưng để thực hiện chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần xác định rõ giai đoạn chuyển đổi số hiện tại của tổ chức cũng như có kế hoạch nghiên cứu và chọn lựa các công nghệ phù hợp. Quá trình này cần được thực hiện một cách bài bản, tỉ mỉ và được thực hiện theo các giai đoạn cụ thể. Hãy cùng VR360 tìm hiểu các giai đoạn chuyển đổi số mà doanh nghiệp không nên bỏ lỡ ở bài viết dưới đây! 

1. Khái niệm chuyển đổi số? 

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là việc tích hợp các công nghệ kỹ thuật số để thay đổi cách thức vận hành, hoạt động của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả và độ linh hoạt trong hoạt động kinh doanh. Bằng việc tạo ra các mô hình kinh doanh mới và cung cấp những giá trị mới đến khách hàng, chuyển đổi số đã ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Chuyển đổi số là một trong những mục tiêu được quan tâm hàng đầu của các tổ chức, doanh nghiệp. đòi hỏi phải thích nghi nhanh, liên tục thay đổi để phù hợp với mục tiêu đề ra. 

Chuyển đổi số không chỉ là một quá trình đơn giản đưa các quy trình kinh doanh từ giấy sang máy tính, mà còn là một quá trình thay đổi tư duy, văn hóa và cách thức quản lý của tổ chức. Qua đó, chuyển đổi số còn giúp tạo ra những cơ hội mới, giải quyết các thách thức, tăng cường sự cạnh tranh và đem lại lợi ích cho khách hàng và toàn bộ hệ sinh thái kinh doanh. 

2. Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số? 

Doanh nghiệp nên thực hiện chuyển đổi số vì những lợi ích vượt trội mà chuyển đổi số mang lại trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ quản lý, điều hành đến kinh doanh, nghiên cứu và phát triển. Áp dụng chuyển đổi số thành công có thể là chìa khóa thúc đẩy doanh nghiệp tiến xa hơn trong tương lai nhờ cắt giảm các chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng, tăng trưởng bền vững. 

• Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban: Một trong những vấn đề được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm là khả năng kết nối giữa các phòng ban trong công ty và mối liên hệ giữa nhân viên với nhau. Bởi nếu thiếu đi sự kết nối và tương tác thì các phòng ban sẽ làm việc không hiệu quả, dẫn đến hiệu suất công việc không cao. Chính vì thế, việc áp dụng chuyển đổi số sẽ hỗ trợ gắn kết nhân viên ở các phòng ban với nhau thông qua việc chia sẻ tài liệu, thông tin, dữ liệu,... giúp cho nhân viên có thể dễ dàng làm việc cùng nhau và đưa ra quyết định tốt hơn. 
• Tận dụng tối đa sức mạnh từ dữ liệu: Trước đây, mọi doanh nghiệp đều coi việc quản lý thông tin là một công việc phức tạp và tốn nhiều thời gian. Bởi các thông tin vật lý như giấy tờ và số liệu thường gặp các hạn chế như dễ bị hỏng, thất lạc hoặc khó kiểm soát trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc các doanh nghiệp, phòng ban áp dụng chuyển đổi số giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Bằng cách hợp nhất thông tin và tài nguyên thông qua việc xây dựng lộ trình và triển khai các công cụ và ứng dụng, thay vì sử dụng phần mềm và cơ sở dữ liệu phân tán, các nguồn lực được tập trung lại để tăng hiệu quả. Điều này quan trọng để giúp ban lãnh đạo đưa ra các chiến lược và quyết định kinh doanh chính xác, đáp ứng mong đợi của khách hàng và thị trường. 
• Cải thiện năng suất tối đa: Công nghệ số giúp cho quy trình làm việc của doanh nghiệp trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này giúp cho nhân viên thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn, giảm thời gian và công sức cho các công việc lặp lại và tăng khả năng tập trung vào công việc chính. 
• Tiết kiệm chi phí: Việc chuyển đổi số có thể giúp tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp và tổ chức. Cụ thể, doanh nghiệp khi áp dụng chuyển đổi số sẽ cắt giảm được các chi phí liên quan như vận hành, lưu trữ và in ấn, tăng năng suất và giảm chi phí phát triển sản phẩm. Từ đó, chi phí sẽ được giảm bớt để doanh nghiệp có thể sử dụng cho các vấn đề khác. 

>>> Xem thêm: 6 mức độ chuyển đổi số: Chiến lược để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công

3. Các giai đoạn chuyển đổi số 

Giai đoạn 1: Số hóa thông tin 

Giai đoạn số hóa (digitization): Đây là giai đoạn đầu tiên của chuyển đổi số, trong đó các quy trình kinh doanh được chuyển đổi từ hình thức giấy tờ sang dạng số. Điều này giúp cải thiện sự hiệu quả và độ chính xác của các hoạt động kinh doanh và tạo ra các dữ liệu kinh doanh có giá trị. 

 - Một số lưu ý cần đặc biệt quan tâm trong giai đoạn số hóa thông tin, dữ liệu: 

• Xác định các dữ liệu và thông tin quan trọng cần được chuyển đổi từ hình thức vật lý sang dạng số hóa. 
• Chọn các công cụ và phương pháp phù hợp để chuyển đổi dữ liệu, bao gồm quét ảnh, quá trình OCR (nhận dạng ký tự quang học) và nhập liệu thủ công nếu cần. 
• Tiến hành xử lý các thông tin dữ liệu để cải thiện độ chính xác và đảm bảo tính toàn vẹn. Sau đó, lưu trữ dữ liệu số hóa một cách an toàn và có tổ chức. 

Giai đoạn 2: Số hóa quy trình  

Giai đoạn này sử dụng các công nghệ thông minh như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (machine learning), và phân tích dữ liệu để tối ưu hoá và tự động hóa các hoạt động kinh doanh. Điều này giúp nâng cao sự hiệu quả và độ chính xác của các quy trình kinh doanh và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. 

Ví dụ về số hóa quy trình trong thực tế: Khi đại dịch covid 19 bùng nổ, một bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp khi giãn cách xã hội không thể đến trực tiếp công ty để làm việc, các công việc quản lý từ xa được ưu tiên lựa chọn. Để quản lý hiệu quả, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi quy trình hoạt động. Chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử,... được ứng dụng để phê duyệt nhanh, duy trì các hoạt động bình thường. Chỉ khi số hóa quy trình, doanh nghiệp mới có thể làm được điều này. 

 - Các công việc chủ yếu của giai đoạn số hóa quy trình này bao gồm: 

• Đánh giá các quy trình hiện tại để xác định các bước có thể được tự động hóa hoặc tối ưu hóa bằng công nghệ. 
• Chọn các phần mềm và công cụ phù hợp để tự động hóa các bước trong quy trình, như hệ thống quản lý quy trình (BPM), hệ thống quản lý tài liệu (DMS), và các ứng dụng doanh nghiệp. 
• Triển khai phần mềm và công cụ đã chọn, sau đó cấu hình chúng để phù hợp với quy trình kinh doanh cụ thể. 
• Đào tạo nhân viên về cách sử dụng các công cụ mới và cách làm việc với các quy trình tự động hóa. Tích hợp các hệ thống khác nhau để dữ liệu và thông tin có thể trôi chảy một cách mượt mà. 

Giai đoạn 3: Chuyển đổi số  

Đây là giai đoạn cuối cùng của chuyển đổi số, trong đó các công nghệ mới được kết nối và tích hợp vào các quy trình kinh doanh và tạo ra giá trị cho khách hàng. Các công nghệ này có thể bao gồm Internet of Things (IoT), blockchain, và trải nghiệm khách hàng số (digital customer experience). Giai đoạn này giúp doanh nghiệp tạo ra sự khác biệt cạnh tranh và nâng cao trải nghiệm của khách hàng. 

 - Định rõ mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số, xác định cách công nghệ sẽ được sử dụng để tạo ra giá trị cho tổ chức. 

• Tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ mới dựa trên công nghệ số hóa, như ứng dụng di động, nền tảng trực tuyến hoặc giải pháp IoT (Internet of Things). 
• Tái thiết kế các quy trình kinh doanh để tận dụng tối đa công nghệ số hóa, cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa hiệu quả. 
• Thúc đẩy sự chấp nhận và thích nghi với sự thay đổi, tạo môi trường khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong tổ chức. 
• Theo dõi hiệu suất và phản hồi từ khách hàng, áp dụng dữ liệu để liên tục cải tiến quá trình chuyển đổi số và tạo ra giá trị mới. 

Hiểu được doanh nghiệp đang ở giai đoạn nào của chuyển đổi số sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra những định hướng, chiến lược phù hợp. Từ đó có thể hoàn thiện quá trình chuyển đổi số nhanh và hiệu quả hơn. Với những thông tin về các giai đoạn chuyển đổi số cũng như lợi ích mà chuyển đổi số mang lại, hy vọng doanh nghiệp bạn sẽ có những kế hoạch phát triển phù hợp. Liên hệ với VR360 nếu bạn cần tư vấn và hỗ trợ các giải pháp chuyển đổi số bằng công nghệ thực tế ảo.  

Bài viết liên quan:

• Chuyển đổi số trong nông nghiệp là gì? Giải pháp công nghệ dành cho nông nghiệp

LIÊN HỆ HỢP TÁC CÙNG VR360 
VR360 – ĐỔI MỚI ĐỂ KHÁC BIỆT 
- Fb: https://www.facebook.com/vr360vnvirtualtour/
- Hotline:  0935 690 369  
- Email: infor@vr360.com.vn 
- Địa chỉ:

• 123 Phạm Huy Thông, Sơn Trà, Đà Nẵng
• Toà nhà Citilight, số 45 Võ Thị Sáu, Đakao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
• 3B Đặng Thái Thân, Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội