Sự kiện ảo: Xu hướng tất yếu của ngành tổ chức sự kiện?

Ngành sự kiện liên tục ghi nhận những thay đổi mạnh mẽ và cập nhật xu hướng mới qua từng năm. Sự kiện ảo dù không phải là giải pháp mới, song vẫn luôn là sự lựa chọn của nhiều đơn vị tổ chức sự kiện. Góp phần cho sự phát triển quy mô thị trường của ngành. 

Theo báo cáo phân tích xu hướng và quy mô thị trường Ngành Sự kiện được thực hiện bởi Allied Market Research, thị trường ngành sự kiện toàn cầu dự kiến sẽ đạt 2,1 nghìn tỷ USD vào năm 2032, tăng trưởng với tốc độ CAGR là 6,4% từ năm 2023 đến năm 2032.

Liệu sự kiện ảo chỉ là một trào lưu hay phải gọi đây là xu hướng của ngành tổ chức sự kiện? Cùng VR360 lý giải qua những chia sẻ trong bài viết này nhé!

1. Sự kiện ảo là gì?

Sự kiện ảo (Virtual Event) là một dạng sự kiện trực tuyến mà mọi người tương tác với nhau thông qua môi trường ảo thay vì cùng gặp gỡ trực tiếp tại một địa điểm thực tế. Virtual Event có sự kết hợp giữa nhiều nguồn hình thức dữ liệu/ hình ảnh/ video... nhằm giảm tối đa sự tiếp xúc và các hoạt động tụ tập đông người. Bà Tâm Phan – Giám đốc Điều hành của công ty tổ chức sự kiện GoldenPen chia sẻ.

Chưa có một định nghĩa chung nào được ban hành chính thức để lý giải về Virtual Event. Tuỳ theo mỗi tổ chức, doanh nghiệp hiểu và có những định nghĩa riêng biệt.

Là một giải pháp trong hệ sinh thái của VR360, chúng tôi cho rằng đây là sự kiện được tổ chức dưới hình thức trực tuyến thông qua việc ứng dụng các công nghệ như thực tế ảo VR, thực tế tăng cường AR để người tham dự có thể gặp gỡ, tương tác trong không gian ảo mà không cần đến trực tiếp sự kiện.  

Các sự kiện ảo Virtual Event vẫn được phân định ngày, giờ và chương trình như các sự kiện offline nhưng điều khác biệt là địa điểm diễn ra trên nền tảng internet. Thông qua đó, ban tổ chức sẽ kết hợp giữa các nguồn dữ liệu như: ảnh, media, tài liệu,... để phát live trực tiếp và phát tán dữ liệu đã được biên tập sẵn để gửi gắm thông điệp đến người tham dự.

2. Tại sao cần tổ chức sự kiện ảo

Theo khảo sát của Statista (2022) cho biết, có đến 40% đơn vị tổ chức sự kiện muốn tổ chức theo hình thức trực tuyến. 35% khác cho biết sẽ kết hợp giữa sự kiện offline và online để đưa hiệu quả tổ chức đạt mức cao nhất. Số còn lại ở phía trung lập, họ không có ý kiến về hình thức tổ chức hoặc còn băn khoăn tại sao họ cần tổ chức sự kiện ảo?

Vậy cùng VR360 tìm hiểu lý do mà 75% đơn vị tổ chức sự kiện lại lựa chọn tổ chức sự kiện ảo nhé!

Đầu tiên, xuất phát từ nhu cầu hiện nay của người dùng đã có sự thay đổi khi tham gia sự kiện. Họ mong muốn được tiếp cận các thông tin trên nền tảng internet. Một khảo sát được thực hiện với mẫu số 1.000 cho ra kết quả có hơn 70% cá nhân thích tham gia sự kiện trực tuyến hơn là đến tận nơi. 90% mong muốn tham gia sự kiện trực tuyến nhưng với những trải nghiệm chân thật như đang có mặt tại sự kiện offline.

Vậy nên thay vì nghĩ thật nhiều chương trình quảng cáo khuyến mãi để thu hút khách hàng đến sự kiện truyền thống thì các nhà tổ chức sẽ tìm đến giải pháp để đáp ứng thật tốt mong muốn của khách hàng. Và sự kiện ảo có thể làm được điều này.

Thứ hai, sự kiện thực tế ảo giúp mở rộng đối tượng của bạn: Thay vì chỉ thu hút sự tham gia của khách hàng địa phương khi tổ chức sự kiện, Virtual Event thu hút sự tham gia của khách hàng ở xa, từ nhiều tỉnh thành khác, thậm chí là từ nhiều quốc gia khác đang có nhu cầu tham gia sự kiện.  

Thứ ba, cá nhân hóa trải nghiệm của người tham dự: Sự kiện thực tế ảo cho phép lưu trữ dữ liệu người dùng, từ đó giúp các nhà tổ chức sự kiện có thể cá nhân hoá trải nghiệm sự kiện một cách liền mạch. Sử dụng nhóm để đảm bảo người tham dự chỉ tương tác với nội dung phù hợp nhất với họ, bao gồm thông báo được cá nhân hóa, bảng thảo luận, v.v. 

Cuối cùng đơn vị tổ chức sự kiện sẽ không cần phải lo lắng về chi phí cho cơ sở vật chất khi tổ chức sự kiện trực tuyến 100%. Đó là chi phí về sân khấu, âm thanh, ánh sáng, các ấn phẩm truyền thông,… hay thậm chí cả chi phí nhân sự đón tiếp, tặng quà khác tại sự kiện… Những người tham dự cũng hoàn toàn tiết kiệm được chi phí di chuyển. Đảm bảo được lịch trình đã được sắp xếp của người tham gia. Đặc biệt, mọi người có thể truy cập vào sự kiện bất cứ thời gian, địa điểm nào.

📌 Chúng tôi cũng đã có một bài viết về sự kiện ảo vào giai đoạn Covid-19. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại: Lý do khiến sự kiện ảo trở thành giải pháp thay thế khả thi nhất trong việc tổ chức sự kiện mùa dịch COVID

3. Những loại hình sự kiện ảo

Virtual Event có 4 hình thức cơ bản như: Live, Recorded, Sự kiện trên website, sự kiện ảo kết hợp. Tuỳ theo tính chất và nội dung cần truyền tải mà các đơn vị tổ chức có thể linh hoạt chọn lựa hình thức phù hợp. 

• Sự kiện Live and Recorded:

Live and Recorded là loại hình Virtual Event sẽ kết hợp giữa việc phát trực tiếp và truyền tải các nguồn dữ liệu đã được chuẩn bị sẵn đến người tham dự. Trong đó, chương trình phát Live và phát nguồn dữ liệu có sẵn được phân chia theo tỷ lệ 70:30. 

•  Sự kiện Recorded:

Loại hình sự kiện này thường được ban tổ chức biên tập và ghi hình sẵn nên chỉ cần phát lại vào thời gian diễn ra sự kiện nhằm gia tăng trải nghiệm, hạn chế sự cố phát sinh khi tổ chức so với các hình thức truyền thống. 

• Sự kiện trên Website:

Đây là loại hình Virtual Event sẽ được triển khai tổ chức trên landing page, microsite của website doanh nghiệp giúp người tham dự có thể thảo luận và tìm kiếm thông tin về sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp trong buổi phát trực tiếp. 

•  Sự kiện ảo kết hợp: 

Đây là giải pháp kết hợp giữa sự kiện ảo và sự kiện offline để mang lại những trải nghiệm trọn vẹn nhất cho khách mời tham dự. Hình thức này phù hợp với một số loại hình như triển lãm, hội chợ, lễ ra mắt sản phẩm, các buổi hòa nhạc,...

Các sự kiện ảo thường được tổ chức và truyền thông trên các nền tảng mạng xã hội, phổ biến là Facebook và YouTube. 

Bên cạnh đó, đối với các sự kiện có tính chất đặc thù, mang tính bảo mật cao như đào tạo nhà phân phối, huấn luyện nội bộ tập đoàn... doanh nghiệp có thể xây dựng một microsite mới – gọi là Landing Page, độc lập với website chính, chuyên cập nhật mọi tin tức liên quan đến sự kiện để người xem có thể theo dõi và tìm kiếm thông tin dễ dàng.

4. Những sự kiện phù hợp để tổ chức sự kiện thực tế ảo

• Sự kiện mang tính hướng dẫn:

​Đây là sự kiện thường được sử dụng để doanh nghiệp ra mắt sản phẩm mới, trả lời những câu hỏi thường gặp hoặc tiết lộ cách sử dụng sản phẩm. Lựa chọn tổ chức sự kiện thực tế ảo sẽ tiếp cận đến nhiều đối tượng khách hàng, quảng bá sản phẩm mới dễ dàng. Đơn vị tổ chức cũng có thể thu thập câu hỏi của người xem ngay lập tức, từ đó có thể hướng dẫn, giải đáp thắc mắc của khách hàng.

• Sự kiện mang tính giáo dục, đào tạo có thể tổ chức dưới dạng trực tuyến.

Thông thường những sự kiện này sẽ giúp tiếp cận đến nhiều đối tượng tham gia, tuy nhiên đây là chủ đề có phần phức tạp bởi cung cấp các kiến thức chuyên sâu, giáo dục người tham gia. Vì vậy cần chuẩn bị kỹ lưỡng concept, kịch bản và thông tin của sự kiện. 

Ví dụ như những sự kiện về hội nghị, hội thảo, workshop có thể tổ chức kết hợp giữa online và offline để tạo nên những trải nghiệm tham gia cho tất cả mọi người ở khắp mọi nơi có nhu cầu muốn tìm hiểu.

• Sự kiện hội chợ và triển lãm ảo:

Các doanh nghiệp có thể thiết lập các gian hàng ảo để trưng bày sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Bất cứ đối tượng nào cũng đều có thể truy cập và tham gia sự kiện. Triển lãm ảo, hội chợ trực tuyến có thể kéo dài tuỳ theo mong muốn của nhà tổ chức, có thể là 1 tuần, 1 tháng và thậm chí là vô thời hạn. Đây còn là cách thức lưu trữ các sự kiện qua từng năm, giúp ban tổ chức nắm các số liệu về hiệu quả của sự kiện dễ dàng.

5. Lưu ý quan trọng khi tổ chức Virtual Event

Dù có nhiều sự thuận tiện khi tổ chức sự kiện thực tế ảo, song các nhà tổ chức cũng cần lưu ý khi tổ chức để có sự kiện thành công cũng như cung cấp trải nghiệm tốt nhất. 

• Bảo mật thông tin: Sự kiện ảo là nơi quy tụ của nhiều cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp tham gia. Diễn ra trên không gian mạng, các thông tin cá nhân của khách hàng có thể bị lộ ra bên ngoài nếu không có các biện pháp bảo mật cần thiết. Vì vậy, ban tổ chức cần đảm bảo tuân thủ các biện pháp bảo mật an toàn về dữ liệu cũng như thông tin của người tham gia.
• Đảm bảo chất lượng kết nối internet: Tổ chức sự kiện ảo trên không gian số cần rất nhiều dung lượng. Đặc biệt một số nền tảng tổ chức khi có quá nhiều người truy cập cùng lúc sẽ gây ra hiện tượng lag, giật làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của người dùng. Cần thử nghiệm tất cả các trường hợp để đưa ra hướng xử lý kịp thời, tối ưu tốc độ tải để nâng cao trải nghiệm của người tham gia.
• Hướng dẫn sử dụng: Cung cấp hướng dẫn sử dụng chi tiết cho người tham gia sự kiện thực tế ảo để họ có thể tham gia một cách dễ dàng và thoải mái.
• Đội ngũ kỹ thuật luôn trong tư thế sẵn sàng để hỗ trợ khách hàng đang gặp vấn đề truy cập cũng như đảm bảo quá trình diễn ra sự kiện mượt mà.
• Hợp tác với các nền tảng Virtual Event chất lượng: Lựa chọn nền tảng Virtual Event đáng tin cậy và phù hợp với nhu cầu của sự kiện. Điều này bao gồm các tính năng như video chất lượng cao, tương tác đa chiều, và khả năng theo dõi dữ liệu.

Sự kiện, triển lãm ảo nằm trong hệ sinh thái của VR360. Chúng tôi ứng dụng công nghệ thực tế ảo để tạo nên những trải nghiệm đa chiều, kích thích thị giác của người tiêu dùng thông qua các hình ảnh chân thật. 

Sự kiện ảo VR360 cho phép doanh nghiệp tích hợp thông tin giới thiệu về tổ chức, từng sản phẩm, dịch vụ, thông tin liên hệ, mở ra cơ hội kết nối và hợp tác hiệu quả. Khách hàng có thể tự do di chuyển, mua sắm trong không gian thực tế ảo, dễ dàng tìm kiếm các thông tin liên quan đến sự kiện...

Nhiều năm liên tiếp, VR360 hợp tác cùng Sở Khoa học Đà Nẵng để tạo nên sự kiện Khởi nghiệp đổi mới sáng tạo trên nền tảng số. Triển lãm khởi nghiệp Đà Nẵng mở rộng SURF là chương trình kết nối giữa các doanh nghiệp khởi nghiệp và các nhà đầu tư, từ đó mở ra cơ hội quảng bá. Thông qua việc kết hợp giữa sự kiện ảo và tổ chức trực tiếp, các cá nhân có thể tìm hiểu và theo dõi cuộc thi từ xa.

Với những thành tựu mà sự kiện ảo mang lại cho các đơn vị tổ chức cũng như người tham gia. Có thể nhận định đây là xu hướng tương lai của ngành tổ chức sự kiện. Từ 75% người muốn tổ chức sự kiện thực tế ảo, VR360 tin rằng con số này sẽ càng tăng lên theo thời gian. Và trong tương lai, VR360 sẽ ngày càng hoàn thiện giải pháp của mình, tích hợp nhiều tính năng mới phục vụ nhu cầu ngày càng đổi mới của khách hàng.

Liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn đang cần hỗ trợ, tư vấn về giải pháp sự kiện ảo này nhé!