Case Study: Cách ứng dụng Virtual tour trong công tác tuyển sinh

1. Bối cảnh: Bài toán tuyển sinh trong kỷ nguyên số

Tuyển sinh đại học, cao đẳng không còn chỉ là cuộc đua học lực mà còn là cuộc cạnh tranh về trải nghiệm và cảm xúc. Thế hệ Gen Z hiện chiếm phần lớn nhóm thí sinh, và họ mang một hành vi hoàn toàn khác so với các thế hệ trước:

• Quyết định được đưa ra trực tuyến trước khi đặt chân đến trường.
• Ưu tiên nội dung trực quan thay vì đọc brochure.
• So sánh nhiều trường cùng lúc, shortlist thường chỉ còn 3 - 5 trường trước khi đăng ký.

Theo khảo sát của EAB (2024): 89% thí sinh đã truy cập website hoặc tour ảo của trường trước khi liên hệ bộ phận tuyển sinh. Nói cách khác, ấn tượng đầu tiên xảy ra hoàn toàn online.

Câu hỏi đặt ra: Khi thí sinh "ghé thăm" trường bạn trực tuyến, họ thấy gì?

2. Virtual Tour là gì và tại sao phù hợp với giáo dục đại học?

Virtual Tour (Tour tham quan ảo) là hệ thống hình ảnh/video 360° được tích hợp vào nền tảng số, cho phép người dùng "di chuyển" xuyên suốt không gian thực của một địa điểm, giảng đường, phòng lab, ký túc xá, sân thể thao... từ bất kỳ thiết bị nào, bất kỳ đâu.

Không như ảnh chụp hay video quảng bá thông thường, Virtual Tour:

• Cho phép tự do khám phá theo hành trình của từng người dùng.
• Tích hợp hotspot thông tin (thông số cơ sở vật chất, học phí, liên kết đăng ký).
• Hoạt động 24/7, không giới hạn số lượng thí sinh truy cập đồng thời.
• Tiếp cận được thí sinh vùng xa, quốc tế, nhóm thường bị bỏ lỡ bởi sự kiện ngày hội tuyển sinh truyền thống.

Đối với Đại học và Cao đẳng, nơi cơ sở vật chất, môi trường học thuật và "cảm giác campus" đóng vai trò quyết định trong lựa chọn của thí sinh, Virtual Tour là công cụ truyền thông gần nhất với thực tế, không cần thí sinh có mặt trực tiếp.

3. Số liệu chứng minh Virtual Tour tác động trực tiếp đến tuyển sinh

3.1 Mức độ ứng dụng vẫn đang bùng nổ

Trước COVID-19, Virtual Tour vẫn là "tùy chọn thêm" trong chiến lược tuyển sinh. Đến 2020, bước ngoặt xảy ra: lượt xem virtual tour của các trường đại học tại Mỹ tăng 258% chỉ trong một tháng. Học sinh trung học trải nghiệm tour ảo với tốc độ cao hơn 228% so với cùng kỳ năm trước.

Hiện tại (2024 - 2025), tại Mỹ, đơn vị EAB hợp tác cùng 539 trường đại học trên 748 virtual tour đang hoạt động. Khoảng 10% cơ sở giáo dục đại học Mỹ đã có đối tác chuyên biệt để cá nhân hóa virtual campus tour.

3.2 Ảnh hưởng đến quyết định đăng ký

Nguồn tổng hợp: https://studentbridge.com/sb-blog/intelligence-power-of-virtual-tours

3.3 Tác động đến tỉ lệ chuyển đổi

Đây là nhóm số liệu quan trọng nhất với bộ phận tuyển sinh:

• Tỉ lệ chuyển đổi sang lead của virtual tour cá nhân hóa đạt 26%, so với chỉ 8% từ student search truyền thống - gấp hơn 3 lần.
• Thí sinh đăng ký thông qua virtual tour có tỉ lệ đến thăm campus thực tế cao hơn 3,9 lần so với các kênh khác.
• Các trường ứng dụng virtual tour ghi nhận tăng trưởng hồ sơ đăng ký lên đến 67%.
• Một trường đại học khu vực (Mỹ) ghi nhận lượt đến thăm campus thực tế tăng 42% sau khi ra mắt virtual tour tương tác.
• Tỉ lệ chuyển đổi từ tour sang lead tăng 34% (VisiTOUR platform, 2024).
• Các trường triển khai virtual tour thu hút thêm 30% prospects so với trường không có (Enrollment Rx case study).

Hiệu quả truyền thông số

Virtual tour không chỉ phục vụ tuyển sinh - đây còn là tài sản truyền thông dài hạn:

• Thời gian trung bình người dùng ở lại trang web khi có virtual tour tăng đáng kể, kéo theo cải thiện SEO tự nhiên.
• Content từ virtual tour có thể tái sử dụng cho social media, landing page, email marketing, digital ads.
• Một virtual tour triển khai tốt hoạt động liên tục 3 - 5 năm với chi phí duy trì thấp - ROI cao hơn so với sự kiện offline tổ chức định kỳ.

Thực tế làn sóng số hóa giáo dục tại Việt Nam

Tất nhiên các số liệu tổng hợp trên đến đa phần tại thị trường quốc tế. Điều này cũng làm cho nhiều trường, nhiều cơ sở giáo dục hay các nhà quản trị giáo dục lo lắng về mức độ phù hợp của các giải pháp số hoá này tại Việt Nam.

Dù vậy với hơn 1 triệu thí sinh tham gia xét tuyển hằng năm, việc thu hút hồ sơ chất lượng cao tại hai đầu Nam - Bắc vẫn luôn rất "căng thẳng".

Và theo các báo cáo hành vi số, Gen Z Việt Nam dành trung bình 6 - 7 tiếng mỗi ngày trên không gian mạng và 92% thí sinh chủ động tìm kiếm, so sánh cơ sở vật chất của các trường trực tuyến trước khi chọn nguyện vọng. Nếu website trường chỉ có văn bản và ảnh 2D, tỷ lệ thoát trang lên tới 70%. Ngược lại, việc ứng dụng Virtual Tour giúp kéo dài thời gian ở lại trang của thí sinh lên gấp 3 - 4 lần, phá vỡ hoàn toàn rào cản địa lý với các học sinh ở xa (vốn chiếm 60% - 70% nguồn tuyển sinh của các trường).

4. Case study thực tế

4.1 Các trường đại học trên thế giới ứng dụng Virtual Tour

Vanderbilt University: Cá nhân hóa hành trình khám phá

Vanderbilt là một trong số các trường top-tier Mỹ hợp tác với nền tảng virtual tour chuyên biệt. Thay vì một tour duy nhất cho mọi thí sinh, trường xây dựng nhiều hành trình tham quan khác nhau theo ngành học (Engineering, Business, Arts...), giúp mỗi thí sinh cảm nhận "campus của mình" thay vì campus chung chung.

Kết quả: Thí sinh ở lại tương tác lâu hơn, tỉ lệ điền form cao hơn và cảm giác thân thuộc với trường được nâng cao trước khi đăng ký.

Đại học Jakarta Global - Virtual Tour cho tân sinh viên

Không chỉ phục vụ tuyển sinh, trường ứng dụng virtual tour 360° kết hợp bản đồ 3D và công nghệ VR để hỗ trợ định hướng sinh viên mới. Tân sinh viên làm quen campus, phòng học, thư viện, ký túc xá trước ngày nhập học - giảm lo lắng và rút ngắn thời gian thích nghi.

Kết quả: Tất cả 71 thí sinh tham gia khảo sát đồng ý rằng virtual tour làm tăng hấp dẫn và động lực đến trường.

4.2 VR360 và các dự án Virtual Tour cho giáo dục tại Việt Nam

VR360 đã thực hiện các dự án Virtual Tour bao phủ từ trường đại học đến cao đẳng và trung tâm đào tạo, với hệ thống hình ảnh 360° chất lượng cao, hotspot tương tác và khả năng trình chiếu đa nền tảng.

Một số dự án trường học nổi bật VR360 đã thực hiện: 

Trường Đại Học Ngân Hàng TP Hồ Chí Minh: Bằng chuyến thăm quan ứng dụng công nghệ thực tế ảo để mọi người có cái nhìn chân thật nhất về môi trường học tập, không gian bên ngoài trường học, cùng các thiết bi, cở vật chất bên trong. VR360 đã tích hợp các tính năng như văn bản, hình ảnh và hướng dẫn vị trí, để các bạn sinh viên mới có thể dễ dàng hình dung và tìm kiếm các vị trí như giảng đường, thư viện, nhà xe,… mà không cần mất quá nhiều thời gian. Xem chi tiết dự án tại đây.

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân: Dự án tái hiện các không gian tổng quan của trường theo từng phân khu khác nhau giúp sinh viên có thể dễ dàng tìm và tham quan các địa điểm mà bản thân muốn. Chỉ cần dành ra khoảng 5 phút, sinh viên có thể tham quan các không gian trường một cách sinh động và chân thật mà không cần có mặt tại trường. Không gian trường được tái hiện một cách rõ nét thông qua VR360 Virtual Tour bao gồm tất cả các sảnh, phòng học, hội trường, đường đi giúp sinh viện có thể quan sát từng vị trí của trường và dễ dàng xác định địa điểm phòng học. Chi tiết dự án.

Những gì VR360 triển khai cho các trường học

• Phủ sóng không gian toàn diện: Từ sảnh đón tiếp, giảng đường, phòng lab chuyên ngành, thư viện, căng-tin đến khu thể thao - mọi điểm chạm quan trọng trong hành trình trải nghiệm của thí sinh đều được số hóa.
• Hotspot thông tin thông minh: Mỗi điểm tham quan được gắn thông tin chi tiết: ngành học, điều kiện cơ sở, thành tích nghiên cứu, liên kết đăng ký tuyển sinh - chuyển từ trải nghiệm "xem" sang trải nghiệm "hành động".
• Tương thích đa thiết bị: Virtual tour hoạt động mượt mà trên PC, mobile và kính VR - không yêu cầu thí sinh cài thêm ứng dụng.

Tích hợp vào hệ sinh thái truyền thông: Virtual Tour trực tiếp vào website tuyển sinh, chia sẻ qua Zalo, Facebook, email marketing - tối ưu cho chiến dịch truyền thông tích hợp.

📍 Tham khảo danh mục dự án: vr360.com.vn/project-list/van-phong-truong-hoc

5. Xu hướng công nghệ

Công nghệ Virtual Tour đang tiến hóa nhanh chóng. Dưới đây là những tính năng mà VR360 đang nghiên cứu hoàn thiện để có thể tích hợp trong 2 - 3 năm tới:

AI-Powered Personalization

Tour tự thích ứng theo profile thí sinh: học sinh quan tâm ngành Kỹ thuật sẽ thấy phòng lab nổi bật hơn, học sinh tìm học bổng sẽ thấy thông tin hỗ trợ tài chính ngay lập tức. Điều này dự báo sẽ đẩy tỉ lệ chuyển đổi lên cao hơn mức 26% hiện tại.

Live Virtual Tour & Real time Q&A

Cán bộ tuyển sinh có thể dẫn tour trực tiếp theo lịch đặt trước, trả lời câu hỏi trong khi thí sinh đang "đứng" ngay trong tour - kết hợp giữa webinar và Virtual Tour. Đặc biệt phù hợp cho thí sinh quốc tế hoặc vùng sâu vùng xa.

Tích hợp Chatbot & AI Tư vấn tuyển sinh

Hotspot trong tour kết nối trực tiếp với chatbot AI - thí sinh đặt câu hỏi ngay trong lúc khám phá, nhận câu trả lời tức thì về học phí, ngành học, điểm chuẩn, ký túc xá.

6. Khuyến nghị triển khai cho ban tuyển sinh

Một Virtual Tour hiệu quả không phải là "quay phim đẹp và đăng lên web".

Để khai thác tối đa giá trị, Ban tuyển sinh cần:

Tư duy chiến lược trước khi triển khai:

• Xác định rõ nhóm thí sinh mục tiêu (nội tỉnh, ngoại tỉnh, quốc tế, học sinh chuyên ngành cụ thể).
• Xác định "điểm chạm quyết định" - khu vực nào trên campus tác động mạnh nhất đến lựa chọn của thí sinh (phòng lab, ký túc xá, không gian sinh hoạt chung...).

Tích hợp vào phễu tuyển sinh:

• Đặt tour vào đúng giai đoạn: trang chủ tuyển sinh, email cảm ơn khi thí sinh đăng ký thông tin, gói tài liệu gửi thí sinh trúng tuyển.
• Kết hợp form đăng ký tư vấn ngay trong tour (conversational form tăng tỉ lệ điền gấp đôi so với form thông thường).

Liên tục cập nhật:

• Cơ sở vật chất mới, phòng học nâng cấp, hoạt động sinh viên nổi bật - cập nhật tour mỗi năm để nội dung luôn phản ánh thực tế hiện tại.

Đo lường & tối ưu:

• Theo dõi: lượt xem tour, thời gian trung bình, điểm dừng phổ biến, tỉ lệ chuyển sang form đăng ký.
• A/B test cách bố trí hotspot và nội dung để cải thiện liên tục.

Kết luận

Virtual Tour không còn là lợi thế cạnh tranh, giải pháp này đang trở thành tiêu chuẩn tối thiểu trong tuyển sinh hiện đại. Với 73% thí sinh đã sử dụng Virtual Tour trong hành trình chọn trường, các trường chưa có hiện diện này đang bỏ lỡ cơ hội tiếp cận hơn 3/4 nhóm thí sinh tiềm năng.

Tại Việt Nam, cơ hội vẫn còn lớn. Các trường đại học, cao đẳng triển khai sớm sẽ có lợi thế định vị rõ ràng, không chỉ trong tuyển sinh mà còn trong thương hiệu giáo dục lâu dài.

VR360 sẵn sàng đồng hành cùng các cơ sở giáo dục trong hành trình chuyển đổi số trải nghiệm tuyển sinh, từ tư vấn chiến lược, sản xuất nội dung đến triển khai và tối ưu.

Nguồn số liệu tham khảo:

EAB First-Year Experience Survey 2024

RNL E-Expectations Trend Report 2023

Niche Student Survey 2023

AACRAO Survey (American Association of Collegiate Registrars and Admissions Officers)

StudentBridge VisiTOUR Platform Data 2024

Enrollment Rx Case Study

Inside Higher Ed (2020)