5 điều mà các nhà tổ chức sự kiện trong cuộc khủng hoảng COVID-19 nên biết

Dịch COVID-19 làm cho thế giới thay đổi một cách chóng mặt. Mô hình chiến lược truyền thông của các nhà tổ chức sự kiện đã làm theo trong nhiều thập kỷ trở nên lỗi thời trong mùa dịch, tất cả buộc phải tìm ra giải pháp mới. Mọi thứ phải bắt đầu lại từ đầu từ việc phác thảo và xây dựng. Và dưới đây là những lời khuyên có thể hỗ trợ các nhà tổ chức sự kiện vượt qua khủng hoảng này.

1. Tìm hiểu về hành vi và thói quen đang dần thay đổi của khách hàng

Có thể bạn đã biết thị trường khách hàng và đối tượng mục tiêu của mình là ai, nhưng trong bối cảnh mới của mùa dịch này, việc hiểu sâu và rõ về hành vi, thói quen của khách hàng góp phần giúp các kế hoạch trong tương lai trở nên thành công hơn. 

Mặc dù đối tượng mục tiêu của bạn có thể là những người khác nhau nhưng nhu cầu, thói quen và hành vi của họ là mục tiêu của bạn. Trong vài tháng qua, với sự ảnh hưởng của dịch bệnh, những hành vi, thói quen của các đối tượng đã thay đổi rất nhiều. Là một nhà tổ chức sự kiện - công việc bắt đầu từ việc thu hút và làm hài lòng những người tham dự, trước tiên bạn cần phải tìm hiểu về một số yếu tố sau:

- Các kênh truyền thông mà khách hàng của bạn dành phần lớn thời gian để trải nghiệm.
- Các mốc thời gian trong ngày mà bạn có nhiều khả năng tương tác với khách hàng nhiều nhất.
- Những điều mà khách hàng quan tâm.
- Các vấn đề mà khách hàng gặp phải.
- Những nơi mà khách hàng hiện đang cư trú,...

Khi bạn nghiên cứu đối tượng mục tiêu và tìm ra điểm chung của các đối tượng, bạn sẽ thấy rõ hơn về hướng đi của kế hoạch, giúp nâng cao khả năng thành công.

2. Nghiên cứu và thích ứng nhanh chóng với các công cụ sáng tạo

Tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh của bạn, hãy tìm kiếm các công cụ và công nghệ mang lại lợi ích cho bạn trên thị trường. Không có lý do gì để hoãn hoặc hủy các sự kiện khi mà bạn vẫn có thể tổ chức chúng một cách xuất sắc với cách tiếp cận hoàn toàn mới. Bạn cần thiết lập lại trật tự một cách nhanh chóng thì mức độ bạn phải gánh chịu những thiệt hại do các yếu tố bên ngoài tác động vào càng ít đi.

3. Sử dụng các công cụ tương tác và nền tảng trực tuyến để duy trì kết nối

Mức độ tương tác cao là một trong những mục tiêu mà mọi nhà tổ chức sự kiện phấn đấu đạt được tại sự kiện của họ. Trong khi việc giãn cách xã hội đã làm gián đoạn tất cả các loại hình tương tác và kết nối vật lý. Đối với một người bình thường, đây có thể là sự kết thúc của một kỷ nguyên. Tuy nhiên, khi một cánh cửa đóng lại, chúng ta có rất nhiều cánh cửa khác để mở. Sau khi tiếp xúc vật lý bị chấm dứt, các công cụ trực tuyến như Skype, Zoom và nhiều công cụ khác đã giúp tất cả các doanh nghiệp và cá nhân duy trì kết nối của họ.

Trong khi những công cụ này mang lại lợi ích cho toàn thế giới thì các nền tảng sự kiện ảo như vrFairs cho phép các nhà tổ chức sự kiện chuyển hướng sang thiết lập trực tuyến và kết nối mọi người với nhau từ chính ngôi nhà của họ.

Một số lợi ích mà bạn có thể có từ những công cụ tương tác:
- Giao tiếp thông qua văn bản, âm thanh hay call video trực tiếp (1:1 hoặc nhóm)
- Hội thảo trực tuyến
- Hỏi đáp trực tuyến
- Câu đố, thăm dò ý kiến và khảo sát
- Tích hợp thương mại điện tử

Nhờ vậy mà các doanh nghiệp có thể gặp gỡ khách hàng tương lai tại một triển lãm thương mại ảo (thay cho triển lãm thương mại thực). Hay thậm chí các doanh nghiệp có thể trò chuyện với khách hàng trong thời gian thực và mua hàng mà không cần phải di chuyển khỏi vị trí hiện tại của họ.

Một ví dụ khác là các sự kiện như hội chợ việc làm và hội nghị, hiện đã được đổi thành hội chợ việc làm ảo và hội nghị ảo, mang đến sự thành công nhất định. Các sự kiện ảo này cho phép các nhà tổ chức kết nối với khách hàng trên toàn cầu để hoàn thành các mục tiêu mà họ muốn đạt đến.

4. Tận dụng các xu hướng hiện tại

Vì sự khủng hoảng của tình hình dịch bệnh mà mọi người bị giới hạn trong các không gian nhất định, nên thương mại điện đã và đang phát triển mỗi ngày. Năm 2014, tổng doanh thu chỉ đạt 1,3 nghìn tỷ đô la thì trong năm 2020 con số đó đã tăng hơn gấp ba lần (4,2 nghìn tỷ đô) và được dự đoán sẽ tiếp tục tăng. Trên thực tế, các chuyên gia đã dự đoán doanh thu hằng năm sẽ tăng lên 6,5 nghìn đô la trong ba năm tới.

Kỹ thuật số hóa thương hiệu và tổ chức các triển lãm ảo giúp bạn thu được nhiều thành quả trong khi chi phí xây dựng thấp.

5. Làm việc theo mục tiêu kinh doanh của bạn

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là bạn phải bắt đầu lập kế hoạch và thiết lập sự kiện của mình bằng cách đề ra các mục tiêu kinh doanh. Điều này bao gồm:

- Bạn đang hướng đến mục tiêu gì
- Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh đang làm gì và làm thế nào
- Công nghệ được yêu cầu là gì
- ROI cần được đáp ứng

Và cuối cùng

Trong mùa dịch COVID như hiện nay, với tư cách là một nhà tổ chức sự kiện, chắc hẳn bạn đang cảm thấy thế giới đang bị đảo lộn. Tuy nhiên, chúng tôi hiện đang tìm hiểu những gì đang diễn biến và đưa ra những hướng giải quyết khả thi nhất. Bắt đầu từ việc tận dụng và nâng cấp, tích hợp các công cụ giúp giải quyết vấn đề kết nối với khách hàng. vrFairs luôn hiểu được tương tác với khách hàng là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao khả năng thành công của các sự kiện. Vì vậy chúng tôi luôn cố gắng tạo dựng một nền tảng sự kiện trực tuyến đẳng cấp giúp các nhà tổ chức sự kiện kết nối với khán giả mục tiêu của họ. 

LIÊN HỆ HỢP TÁC CÙNG VR360 
VR360 – ĐỔI MỚI ĐỂ KHÁC BIỆT 
- Fb: https://www.facebook.com/vr360vnvirtualtour/
- Hotline:  0935 690 369  
- Email: infor@vr360.com.vn 
- Địa chỉ:

• 123 Phạm Huy Thông, Sơn Trà, Đà Nẵng
• Toà nhà Citilight, số 45 Võ Thị Sáu, Đakao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
• 3B Đặng Thái Thân, Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội