Lý do khiến sự kiện ảo trở thành giải pháp thay thế khả thi nhất trong việc tổ chức sự kiện mùa dịch COVID

Khi số lượng sự kiện bị hủy tăng lên đáng kể do cuộc khủng hoảng Covid-19, các tổ chức đang đứng trước khó khăn lớn là đảm bảo nhanh chóng hoạt động kinh doanh trở lại và liên tục. Cũng trong đợt dịch COVID, một số sự kiện ở Hoa Kỳ, Châu Âu hoặc Nam Á bị hoãn. Không cần phải nói, điều này mang đến một tác động to lớn về mặt tài chính và làm sụt giảm kế hoạch tăng trưởng của mọi công ty. Chỉ riêng ngành công nghệ đã bị thiệt hại hơn một tỷ đô la do sự thay đổi kế hoạch đột ngột. May mắn thay, trong thời điểm đầy thách thức này lại phát hiện một khía cạnh mà các công ty có thể xem xét liên quan đến các sự kiện bị hủy: sự kiện ảo. VrFairs nhận thấy sự quan tâm từ các tổ chức hội nghị, hội chợ nghề nghiệp hoặc triển lãm đang dần có mong muốn chuyển sang môi trường trực tuyến nhằm giảm thiệt hại, thu hút khách hàng và các bên liên quan.

Sự kiện ảo là gì?

Sự kiện ảo là một điểm đến trực tuyến giúp các công ty kết nối khán giả trên toàn thế giới có cùng chủ đề quan tâm. Giống như các phòng hội thảo và phòng triển lãm, các sự kiện ảo tạo điều kiện kết nối thông qua các gian hàng ảo, hội thảo trên Web trực tuyến và phòng trò chuyện để mô phỏng trải nghiệm như trong các sự kiện thực tế. VrFairs là một nền tảng cung cấp các giải pháp giúp trải nghiệm sâu hơn cho các sự kiện như bảng việc làm cho hội chợ tuyển dụng, hoạt động thương mại điện tử cho các triển lãm thương mại, v.v...

Cách mà một sự kiện trực tuyến thay thế một sự kiện vật lý:

1. Giảm chi phí

Chi phí là yếu tố đầu tiên khi bàn luận về vấn đề tổ chức một sự kiện vật lý. Ví dụ, một sự kiện vật lý đòi hỏi nguồn nhân lực và chi phí cho các hoạt động như:
- Đặt một địa điểm phù hợp với sức chứa.
- Đào tạo nguồn nhân sự về mặt kiến thức và thái độ.
- Thiết lập gian hàng tiếp thị.
- Bãi đậu xe và cơ sở phục vụ.
- Chi phí đi lại và ăn ở của các diễn giả, khách mời,...

Mặt khác, một sự kiện ảo cho phép các nhà tổ chức chi trả một phần nhỏ hơn so với chi phí tổ chức một sự kiện vật lý. Hầu hết, mọi nỗ lực đều hướng đến tiếp thị nhằm nâng cao nhận thức khách hàng, trong khi các nhà cung cấp sự kiện ảo sẽ chăm sóc các chi tiết thiết lập đằng sau hậu trường.

2. Thị trường khách hàng

Do tính chất trực tuyến, sự kiện ảo có thể mở rộng phạm vi tiếp cận với quy mô trên toàn thế giới mà không bị giới hạn bởi không gian và thời gian. Trong khi đó, các sự kiện thực tế có sức chứa hạn chế, hầu như chỉ thu hút khán giả địa phương và những người hứng thú với chủ đề sự kiện. Hơn nữa, một sự kiện ảo có thể được truy cập từ nhà hay bất kỳ thiết bị nào, điều này tạo nên sự thuận tiện cho những người tham gia và giảm bớt lo lắng khi mà phải di chuyển trong thời điểm khó khăn như hiện nay.

3. Gia tăng kết nối

Kết nối là một nguyên nhân chính khiến cho các chuyên gia khuyến cáo khi tham gia các hội nghị. Hội chợ ảo tạo điều kiện thuận lợi khi các công cụ trò chuyện có thể dễ dàng vận hành và lưu trữ. Hiện nay, các chuyên gia có xu hướng sử dụng Skype và Whatsapp mọi lúc trong các cuộc trò chuyện của họ. Vì vậy, phương thức tương tác này giúp họ tiếp cận một cách tự nhiên. Tuy nó có thể không mang lại trải nghiệm "cá nhân" như khi mà bạn gặp mặt trực tiếp. Nhưng đó là giải pháp thay thế tốt nhất hiện nay. VrFairs cung cấp nền tảng kết nối mạng nhiều người, tạo thành một nhóm trò chuyện.

4. Nâng cao trải nghiệm

Không giống các nền tảng dành cho hội thảo trên Website, các sự kiện ảo được xây dựng nhằm mục đích tái hiện đúng các giá trị mà một sự kiện vật lý sở hữu. Ví dụ: VrFairs cho phép trình bày tài liệu quảng cáo dưới nhiều dạng khác nhau như banner, video, ... thay vì là tài liệu giấy. Tương tự như vậy, các sự kiện ảo cung cấp kết nối mạng thông qua các công cụ trò chuyện, hướng dẫn người tham gia sử dụng gian hàng thông tin ảo, tạo điều kiện thuận lợi cho người tham dự và cả diễn giả. Tất cả những trải nghiệm này sau đó được gói gọn trong môi trường 3D giàu hình ảnh trực quan. Mang lại cảm giác chân thật, như chính khán giả đang tham gia một sự kiện vật lý thật sự.

5. Đo lường và thống kê

Trước khi tổ chức một sự kiện, người tổ chức cần đặt ra những mục tiêu rõ ràng. Nhưng làm thế nào để biết được liệu sự kiện có thành công hay không ? Và sau khi sự kiện hoàn thành, làm thế nào mà người tổ chức có thể thống kê những mục tiêu một cách chính xác? Tại một sự kiện ảo, việc đo lường mức độ thành công của sự kiện trở nên dễ dàng hơn khi có sự hỗ trợ của những tính năng thống kê như lượng người tham gia và tương tác trong thời gian thực. VrFairs cũng chuẩn bị các báo cáo chi tiết vào cuối các sự kiện để người tổ chức có thể hiểu được ROI (liệu tức đầu tư) và đánh giá hiệu quả.

6. Đáp ứng các nhu cầu đặc biệt

Trong bất kỳ sự kiện nào, việc thiết kế như thế nào để những người có nhu cầu đặc biệt có thể thoải mái tham gia là một vấn đề quan trọng cần được cân nhắc. Các sự kiện cần được thiết kế đặc biệt để có thể hỗ trợ tiếp cận những khách hàng di chuyển hay sử dụng ghế lăn, thiết bị trợ thính. Tương tự như vậy, các nền tảng như VrFairs cũng đưa điều này vào mục cần chú ý nhằm cung cấp một trải nghiệm tốt nhất. Ví dụ: Các nền tảng cho phép những người khiếm thị thay đổi kích thước font chữ và sử dụng nội dung thông qua các tiện ích bổ sung như chuyển văn bản từ dạng text sang dạng audio.

7. Thân thiện với môi trường

Đây là yếu tố khiến các sự kiện ảo trở nên ưu việt hơn so với các sự kiện vật lý. Trong thế giới ngày nay, việc tổ chức các sự kiện vật lý dẫn đến lượng rác thải (đặc biệt là rác thải giấy) lớn, khiến lượng khí thải carbon tăng thêm. Mặt khác, một sự kiện ảo được xem là rất thân thiện với môi trường khi mà lượng rác thải giấy được thay thế bằng những đoạn audio, bản word, ... Đây là lý do tại sao sự kiện ảo là sự lựa chọn ưu tiên hàng đầu của nhiều tổ chức quan tâm đến vấn đề môi trường, mong muốn giảm rác thải đến mức tối đa nhất có thể.

Kết luận

Dù việc trải qua một đại dịch là điều không ai tránh khỏi, nhưng điều cần thiết là phải lựa chọn biện pháp phòng ngừa để giữ cho nó không ảnh hưởng đến nhiều tính mạng nhất có thể. Một sự kiện vật lý yêu cầu phải tập hợp rất nhiều người trong cùng một không gian, và đây là điều kiêng kị nhất trong đại dịch COVID này. Thay vào đó, các doanh nghiệp và tổ chức có thể coi các sự kiện ảo như là một loại hình phương tiện mới dùng để truyền thông thương hiệu. 

LIÊN HỆ HỢP TÁC CÙNG VR360 
VR360 – ĐỔI MỚI ĐỂ KHÁC BIỆT 
- Fb: https://www.facebook.com/vr360vnvirtualtour/
- Hotline:  0935 690 369  
- Email: infor@vr360.com.vn 
- Địa chỉ:

• 123 Phạm Huy Thông, Sơn Trà, Đà Nẵng
• Toà nhà Citilight, số 45 Võ Thị Sáu, Đakao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh
• 3B Đặng Thái Thân, Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội